Tietosuojaseloste yritys- ja työllisyyspalveluiden sekä kotoutumispalveluiden asiakkuudenhallintajärjestelmä

Raision kaupunki
Seloste henkilötietojen käsittelystä

Tietosuoja-asetus 13 ja 14 artikla

Toimiala

Elinvoima- ja kilpailukykytoimiala

Palvelualue 

Kaupunkikehityspalvelut-vastuualue/Yritys- ja työllisyyspalvelut

Rekisterinpitäjä

Kaupunginhallitus

Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Raision kaupunki, PL 100, (Nallinkatu 2), 21201 Raisio, puh. +358 2 434 3111, kirjaamo(at)raisio.fi

Rekisterinpitäjän edustaja

Kaupunginjohtaja

Rekisteriasioita hoitavan henkilön nimi

Yritys- ja työllisyyspalveluiden johtaja ja palvelusihteeri

Rekisteriasioita hoitavan henkilön yhteystiedot

Raision kaupunki, PL 100, (Nallinkatu 2), 21201 Raisio, puh. +358 2 434 3111, kirjaamo(at)raisio.fi

Tietosuojavastaava

Raision kaupungin tietosuojavastaava

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Tietosuojavastaava, Raision kaupunki / Konsernipalveluyksikkö, PL 100, 21201 Raisio, kirjaamo(at)raisio.fi

Rekisterin muoto

Sähköinen

Oikeusperuste

Lakiperuste

Rekisterin käyttötarkoitus

Yritys- ja työllisyyspalveluiden sekä kotoutumispalveluiden asiakas- ja yrityssuhteiden hoitaminen Raisiossa ja Naantalissa kotouttamispalveluiden osalta.

Rekisterin tietosisältö

Yrityksen tiedot:
- yrityksen nimi
- yrityksen y-tunnus
- yrityksen yhteistiedot
- yrityksen paikka
- yrityksen tarpeet ja toiveet
- yrityksen asiakaskertomukset

Asiakkaan henkilötiedot:

- henkilötunnus, nimi, osoite, puhelinnumerot
- kotikunta, äidinkieli, kommunikointikieli, siviilisääty, ammatti
- osoitteen turvakielto
- perheen kokoonpano
- hakemustiedot
- palvelutarpeen arvio/ Asiakassuunnitelma
- tiedot tietojen luovuttamisesta ulkopuoliselle taholle
- asiakaskertomus, tiedot toimenpiteistä, joihin ryhdytty

Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Pääasiallisesti asiakkaalta ja yritykseltä itseltään. Tietoja saadaan viranomaisilta maahanmuuttovirastolta (MIGRI), Varsinais-Suomen hyvinvointialueelta (VARHA), kansaneläkelaitokselta (Kela) ja Työllistymistä edistävä monialainen yhteispalvelulta (TYP). Tämän lisäksi tietoa saadaan Kuntarekisterin tietojärjestelmästä. Yritysten tietoja saadaan yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä (YTJ).

Henkilötietojen luovutus

Ei luovuteta

Henkilötietojen luovutus EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Rekisterin tekniset suojaukset

Yritys- ja työllisyyspalveluiden sekä kotoutumispalveluiden asiakkuudenhallintajärjestelmän järjestelmätoimittaja huolehtii tietojen teknisestä suojauksesta. Järjestelmätoimittaja ylläpitää järjestelmää sekä huolehtii järjestelmän tietojen varmuuskopioinnista säännöllisesti. Henkilörekisteri toimii Saas-palveluna ja sijaitsee järjestelmätoimittajan palvelinympäristössä.

Yksi osa yritys- ja työllisyyspalveluiden sekä kotoutumispalveluiden asiakkuudenhallintajärjestelmän henkilörekisteristä sijaitsee Raision kaupungin palvelinympäristössä, jonka fyysinen hallinnointi on ulkoistettu Kuntien Tiera Oy:lle. Palvelinympäristö ja päätelaitteet ovat osa Raision kaupungin- tietoverkkoa, joka on suojattu palomuurilla, keskitetyllä haittaohjelmien torjunnalla sekä keskitetyllä käyttäjätunnistuksella. Raision kaupungin tietoverkko on sisäisesti jaoteltu siten, että tietoliikenneyhteyden muodostaminen henkilörekisteriin on mahdollista vain henkilörekisteriä käyttävien toimialueiden päätelaitteista. Palvelinympäristöstä otetaan säännöllisesti varmuuskopio.

Rekisterin toiminnalliset suojaukset

Järjestelmää käyttävät vain sellaiset henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä hoitoon. Järjestelmän käyttäjillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Pääsy salassa pidettäviin tietoihin on rajattu käyttöoikeuksin. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistuu käyttäjätunnus. Tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja henkilökuntaa sitoo vaitiolovelvollisuus. Käyttäjiä koulutetaan ja ohjeistetaan säännöllisesti.

Henkilötietojen säilyttämisaika ja peruste

Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan kaupungin tiedonhallintasuunnitelmia ja tiedonohjaussuunnitelmaa ja lainsäädännön velvoittamia tietojen säilytysaikoja. Kotouttamispalveluiden kaikki asiakastiedot säilytetään pysyvästi (laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista 254/2015). Työllisyyspalveluiden asiakaskohtaiset tietoja säilytetään 10-30 vuotta palvelun päättymisestä. Yrityspalveluiden tiedot hävitetään heti, kun ne eivät enää ole tarpeellisia järjestelmän ja palveluiden käytön puolesta tai viimeistään kahden vuoden kuluttua.

Henkilörekisteriseloste laadittu 24.5.2018

Henkilörekisteriseloste päivitetty 14.4.2023