Tietosuojaseloste ympäristönsuojelun tietojärjestelmän valvontaosa (YLVA)

Raision kaupunki
Seloste henkilötietojen käsittelystä

Tietosuoja-asetus 13 ja 14 artikla

Toimiala

Elinvoima- ja kilpailukykytoimiala

Palvelualue 

Kaupunkikehityspalvelut-vastuualue/Ympäristöpalvelut

Rekisterinpitäjä

Lupalautakunta

Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Raision kaupunki, PL 100, (Nallinkatu 2), 21201 Raisio, puh. +358 2 434 3111, kirjaamo(at)raisio.fi

Rekisterinpitäjän edustaja

Kaupunginjohtaja

Rekisteriasioita hoitavan henkilön nimi

Ympäristötarkastaja

Rekisteriasioita hoitavan henkilön yhteystiedot

Raision kaupunki, PL 100, (Nallinkatu 2), 21201 Raisio, puh. +358 2 434 3111, kirjaamo(at)raisio.fi

Tietosuojavastaava

Raision kaupungin tietosuojavastaava

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Tietosuojavastaava, Raision kaupunki / Konsernipalveluyksikkö, PL 100, 21201 Raisio, kirjaamo(at)raisio.fi

Linkki ulkoiseen dokumentaatioon

YLVA-seloste kokonaisuudessaan.

Rekisterin muoto

Sähköinen

Oikeusperuste

Lakiperuste

Rekisterin käyttötarkoitus

YLVA kuuluu osaksi suurempaa, usean eri tietojärjestelmän, rekisterin ja tiedoston muodostamaa ympäristönsuojelun tietojärjestelmää. Järjestelmästä ja sen rekisterinpitäjistä säädetään ympäristönsuojelulain 222 §:ssä.

Henkilötietojen kerääminen YLVA:an perustuu seuraaviin säädöksiin:

- EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohta
- Ympäristönsuojelulaki 223 §
- Ympäristönsuojelulaki 172 §
- Valtioneuvoston asetus ympäristönsuojelusta (713/2014) 27 §
- Jätelaki 94 §

Valvontaviranomaisten ja ympäristön tilan seurannasta vastaavien viranomaisten tehtävistä säädetään puolestaan seuraavissa säädöksissä:

- Ympäristönsuojelulaki 143 §
- Laki Suomen ympäristökeskuksesta 1 §

Ympäristönsuojelun tietojärjestelmän valvontaosioon tallennetaan tietoja ympäristönsuojelulain (YSL, 527/2014) nojalla lupa-, ilmoitus- ja rekisteröintivelvollisesta toiminnasta ja jätelain (JL, 646/2011) nojalla lupa- ja rekisteröintivelvollisesta toiminnasta. Järjestelmään tallennetaan tietoa toiminnanharjoittajasta, toiminnan aiheuttamista päästöistä ja toimintaan kohdistetuista valvontatoimenpiteistä. Tallennettaviin tietoihin sisältyy myös henkilötietoja.

Pääasiassa järjestelmää ja siihen sisältyviä tietoja käyttävät ympäristönsuojelulain ja jätelain mukaiset valvontaviranomaiset lakisääteisiä valvontatehtäviä suorittaessaan. Tietoja voidaan kuitenkin antaa myös muiden viranomaisten käyttöön, mikäli nämä tarvitsevat tietoa lakisääteisten tehtäviensä suorittamiseksi.

Ympäristöministeriö toimii järjestelmään tallennettujen henkilötietojen osalta rekisterinpitäjänä ja vastaa näin ollen siitä, että henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen käsittelylle asettamia velvoitteita ja periaatteita. Ympäristöministeriö ohjaa henkilötietojen käsittelijöiden toimintaa ja vastaa tietojen käsittelyä koskeviin tiedusteluihin ja pyyntöihin.

Rekisterin tietosisältö

Toiminnanharjoittajan ollessa luonnollinen henkilö, järjestelmään kerätään toiminnanharjoittajan nimi, osoite toimipaikkaan, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.

Toiminnanharjoittajan ollessa yritys tai muu organisaatio, järjestelmään kerätään tämän organisaation yhteyshenkilön nimi, yhteystiedot ja organisaatiotiedot.

Lisäksi järjestelmään voidaan kerätä kolmannesta osapuolesta (muu kuin toiminnanharjoittaja tai viranomainen) nimi ja yhteystiedot silloin, kun tällainen kolmas osapuoli ilmoittaa toiminnanharjoittajaa koskien kokemastaan haitasta.

Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet
Toiminnanharjoittaja antaa tietonsa itse joko sähköisen asiointipalvelun kautta tai suoraan viranomaiselle.

Yrityksen tai muun organisaation yhteyshenkilö antaa tiedot organisaation puolesta joko sähköisen asioinnin kautta tai suoraan viranomaiselle.

Henkilötietojen luovutus

Tietoja luovutetaan säännönmukaisesti

Luovutus, mihin

Ympäristöministeriö luovuttaa järjestelmään tallennettuja tietoja ELY-keskusten kehittämis- ja hallintokeskukselle (KEHA-keskus), joka vastaa järjestelmän teknisestä ylläpidosta. ELY-keskusten Ympäristö- ja luonnonvarat –vastuualueilla, kuntien ympäristönsuojeluviranomaisilla ja Suomen ympäristökeskuksella on järjestelmään käyttöoikeudet, sillä ne käyttävät sinne tallennettuja tietoja lakisääteisiä valvonta- ja seurantatehtäviä hoitaessaan. Lisäksi järjestelmästä voidaan luovuttaa tietoja Tilastokeskukselle, Luonnonvarakeskukselle, Tullille ja verohallinnolle näiden viranomaistehtävien suorittamista varten.

Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun (621/1999) rajoissa järjestelmään tallennettuja tietoja voidaan luovuttaa myös muille kuin edellä mainituille tahoille. Henkilötietoja ei kuitenkaan julkaista eikä luovuteta kaupalliseen käyttöön. Tietoja ei myöskään luovuteta eikä siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Luovutus, luovutustapa

Sähköinen

Henkilötietojen luovutus EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Rekisterin tekniset suojaukset

Ympäristönsuojelun tietojärjestelmän valvontaosan (YLVA) järjestelmätoimittaja huolehtii tietojen teknisestä suojauksesta. Järjestelmätoimittaja ylläpitää järjestelmää sekä huolehtii järjestelmän tietojen varmuuskopioinnista säännöllisesti. Henkilörekisteri toimii Saas-palveluna ja sijaitsee järjestelmätoimittajan palvelinympäristössä.

Rekisterin toiminnalliset suojaukset

Järjestelmää käyttävät vain sellaiset henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä hoitoon. Järjestelmän käyttäjillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Pääsy salassa pidettäviin tietoihin on rajattu käyttöoikeuksin. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistuu käyttäjätunnus. Tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja henkilökuntaa sitoo vaitiolovelvollisuus. Käyttäjiä koulutetaan ja ohjeistetaan säännöllisesti.

Henkilötietojen säilyttämisaika ja peruste

Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan kaupungin tiedonhallintasuunnitelmia ja tiedonohjaussuunnitelmaa ja lainsäädännön velvoittamia tietojen säilytysaikoja. Säilytetään pysyvästi Ely-keskuksissa. Ely-keskuksia koskevien säilytysaikapäätösten mukaisesti.

Henkilörekisteriseloste laadittu 3.4.2023