Tietosuojaseloste Vati - Ympäristöterveydenhuollon keskitetyn toiminnanohjaus- ja tiedonhallintajärjestelmän rekisteri

Raision kaupunki
Seloste henkilötietojen käsittelystä

Tietosuoja-asetus 13 ja 14 artikla

Toimiala

Elinvoima- ja kilpailukykytoimiala

Palvelualue 

Kaupunkikehityspalvelut-vastuualue/Ympäristöpalvelut

Rekisterinpitäjä

Lupalautakunta

Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Raision kaupunki, PL 100, (Nallinkatu 2), 21201 Raisio, puh. +358 2 434 3111, kirjaamo(at)raisio.fi

Rekisterinpitäjän edustaja

Kaupunginjohtaja

Rekisteriasioita hoitavan henkilön nimi

Terveystarkastaja

Rekisteriasioita hoitavan henkilön yhteystiedot

Raision kaupunki, PL 100, (Nallinkatu 2), 21201 Raisio, puh. +358 2 434 3111, kirjaamo(at)raisio.fi

Tietosuojavastaava

Raision kaupungin tietosuojavastaava

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Tietosuojavastaava, Raision kaupunki / Konsernipalveluyksikkö, PL 100, 21201 Raisio, kirjaamo(at)raisio.fi

Linkki ulkoiseen dokumentaatioon

VATI:n tietosuojaseloste kokonaisuudessaan

Rekisterin muoto

Sähköinen

Oikeusperuste

Lakiperuste

Rekisterin käyttötarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ovat ympäristöterveydenhuoltoa koskevissa laissa ja rekisterin pitäminen perustuu laissa ympäristöterveydenhuollolle määrättyihin tehtäviin. Vatissa käsiteltävien henkilötietojen perustana ovat seuraavat lait:

• Elintarvikelaki (23/2006)
• Terveydensuojelulaki (763/1994)
• Tupakkalaki (649/2016)
• Lääkelaki (395/1987)

Rekisterin tietosisältö

Järjestelmään rekisteröidään asian käsittelyn kannalta tarpeelliset tiedot. Henkilön yhteystiedoista rekisteröidään nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Liiketoimintaa harjoittavilta henkilöiltä kirjataan y-tunnuksen puuttuessa henkilötunnus.

Lisäksi tallennetaan muita lakisääteisen valvonnan ja ohjauksen kannalta tarpeellisia tietoja valvontakohteista, jotka voivat sisältää henkilötietoja.

Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Raision ympäristöterveydenhuollon valvontayksikkö saa valvontakohteiden tiedot ilmoitusvelvolliselta sekä kirjaavat järjestelmään mm. havaintoihinsa perustuvia valvontatietoja. Tietoja saadaan myös yksityishenkilöiltä itseltään esim. asunnontarkastustapauksissa.

Lisäksi henkilötietoja saadaan muun muassa seuraavista tietolähteistä:

• Ruokaviraston ylläpitämästä Asiakastietojärjestelmästä (ASTI)
• Ruokaviraston ylläpitämästä Yhteystietorekisteristä (YTR)
• Ruokaviraston ylläpitämästä Pääsynhallintajärjestelmän rekisteristä (IAM)
• Ruokaviraston ylläpitämästä Viranomaistoimijatietojärjestelmästä

Henkilötietojen luovutus

Tietoja luovutetaan säännönmukaisesti

Luovutus, mihin

Tietoja voidaan luovuttaa voimassa olevan lainsäädännön velvoittamissa ja sallimissa rajoissa seuraaville tahoille:

• Kuntien ympäristöterveydenhuollon valvontayksiköt
• Aluehallintovirastot
• Sosiaali- ja terveysministeriö
• Terveyden ja hyvinvoinnin laitos
• Euroopan komissio
• Muut voimassa olevan lainsäädännön sallimat viranomaiset

Järjestelmässä olevat tiedot ovat pääasiassa viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999, julkisuuslaki) perusteella julkisia. Näin ollen Raision ympäristöterveydenhuollon valvontayksikkö voi luovuttaa tietoja julkisuuslain ja tietosuojalainsäädännön perusteella.

Luovutus, luovutustapa

Sähköinen

Henkilötietojen luovutus EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Rekisterin tekniset suojaukset

Vati - Ympäristöterveydenhuollon keskitetyn toiminnanohjaus- ja tiedonhallintajärjestelmän rekisterin järjestelmätoimittaja huolehtii tietojen teknisestä suojauksesta. Järjestelmätoimittaja ylläpitää järjestelmää sekä huolehtii järjestelmän tietojen varmuuskopioinnista säännöllisesti. Henkilörekisteri toimii Saas-palveluna ja sijaitsee järjestelmätoimittajan palvelinympäristössä.

Rekisterin toiminnalliset suojaukset

Järjestelmää käyttävät vain sellaiset henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä hoitoon. Järjestelmän käyttäjillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Pääsy salassa pidettäviin tietoihin on rajattu käyttöoikeuksin. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus.
Samalla poistuu käyttäjätunnus. Tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja henkilökuntaa sitoo vaitiolovelvollisuus. Käyttäjiä koulutetaan ja ohjeistetaan säännöllisesti.

Henkilötietojen säilyttämisaika ja peruste

Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan kaupungin tiedonhallintasuunnitelmia ja tiedonohjaussuunnitelmaa ja lainsäädännön velvoittamia tietojen säilytysaikoja. Säilytetään pysyvästi Valvirassa. Valviraa koskevien säilytysaikapäätösten mukaan.

Henkilörekisteriseloste laadittu 3.4.2023