Tietosuojaseloste varhaiskasvatuksen toimintarekisteri

Raision kaupunki
Seloste henkilötietojen käsittelystä

Tietosuoja-asetus 13 ja 14 artikla

Toimiala

Sivistys- ja vapaa-aikatoimiala

Palvelualue 

Varhaiskasvatus- ja esiopetuspalvelut

Rekisterinpitäjä

Sivistyslautakunta

Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Raision kaupunki, PL 100, (Nallinkatu 2), 21201 Raisio, puh. +358 2 434 3111, kirjaamo(at)raisio.fi

Rekisterinpitäjän edustaja

Sivistysjohtaja

Rekisteriasioita hoitavan henkilön nimi

Palvelusihteeri ja varhaiskasvatustoiminnan koordinaattori

Rekisteriasioita hoitavan henkilön yhteystiedot

Raision kaupunki, PL 100, (Nallinkatu 2), 21201 Raisio, puh. +358 2 434 3111, kirjaamo(at)raisio.fi

Tietosuojavastaava

Raision kaupungin tietosuojavastaava

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Tietosuojavastaava, Raision kaupunki / Konsernipalveluyksikkö, PL 100, 21201 Raisio, kirjaamo(at)raisio.fi

Rekisterin muoto

Sähköinen ja manuaalinen

Oikeusperuste

Lakiperuste

Rekisterin käyttötarkoitus

Varhaiskasvatuksen järjestäminen ja asiakasmaksujen määrittäminen.

Rekisterin tietosisältö

Raision kaupungin asukkaiden väestörekisteritiedot.

Huoltajan ja lapsen henkilötiedot:
- henkilötunnus, nimi, osoite, puhelinnumerot
- kotikunta, äidinkieli, kommunikointikieli, siviilisääty, ammatti
- osoitteen turvakielto
- perheen kokoonpano
- hakemustiedot
- tiedot palvelun tarpeesta
- erityistarpeet
- lasten sijoitustiedot
- palvelusuunnitelma
- perheen tulotiedot
- palvelupäätös, maksupäätös ja tiedoksianto
- hoitopaikkatiedot
- hoitoajat, läsnä- ja poissaolotiedot
- toimintayksikkötiedot
- tietoja lasten päivähoidon henkilöstöstä

Lisäksi hoitopaikoissa säilytettävissä lapsikohtaisissa asiakirja-akteissa on seuraavia asiakirjoja:
- päivähoitohakemus
- ilmoittautuminen esiopetukseen
- lasten varhaiskasvatussuunnitelmat
- lapsen neuvolalomakkeet
- lapsesta annettujen lausuntojen toisteet
- arviointiaineistot
- lausunnot erityisen tuen tarpeesta
- varhaiskasvatussopimukset

Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Henkilö- ja perhetiedot saadaan pääosin väestörekisteristä varhaiskasvatuksen toimintarekisterin järjestelmän kautta. Tietoja täydennetään asiakkaan tai hänen edustajansa kertomilla tiedoilla. Tapahtumatiedot syntyvät asiakkuuden aikana pääosin joko työntekijän kirjaamina tai eräajojen tuloksina. Huoltajat voivat päivittää yhteystietoja (puhelin ja sähköpostiosoite) sekä liittää tulotiedot.

Henkilötietojen luovutus

Tietoja luovutetaan säännönmukaisesti

Luovutus, mihin

Viranomaisille, joille tietoja voidaan luovuttaa rikkomatta salassapitosäädöksiä.

Yksityiselle palveluntuottajalle tietoja voidaan antaa vain siinä määrin kuin se on välttämätöntä hoidon tai huollon toteuttamiseksi tai muusta tähän rinnastettavasta syystä.

Varhaiskasvatuksesta voidaan perusopetuslain 41 §:n nojalla luovuttaa tietoja vanhemman suostumuksella esiopetukseen sellaisia lasta koskevia salassa pidettäviä tietoja, jotka ovat välttämättömiä lapsen asianmukaisen esiopetuksen järjestämiseksi.

Tiedot siirtyvät Varhaiskasvatuksen tietovarantoon (Varda) varhaiskasvatuslain 13 luvun mukaisesti.

Kelalle siirtyy tieto, kun lapsi aloittaa varhaiskasvatuksessa, sillä lastenhoidon tukea ei voi saada samanaikaisesti kunnallisen varhaiskasvatuksen tai siihen verrattavan palvelusetelin kanssa.

Luovutus, tiedot

Viranomaisille annetaan yksilöidyssä tietopyynnössä esitetyt tiedot. Muille viranomaisille toimitetaan tiedot varhaiskasvatuslain mukaisesti. Tilastotietoja annetaan viranomaisille lain edellyttämiin tarkoituksiin.

Luovutus, peruste

Varhaiskasvatuslaki 540/2018
Varhaiskasvatuksen asiakasmaksulaki 1503/2016

Luovutus, luovutustapa

Sähköisesti ja kirjallisesti

Henkilötietojen luovutus EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Rekisterin tekniset suojaukset

Henkilörekisteri sijaitsee Raision kaupungin palvelinympäristössä, jonka fyysinen hallinnointi on ulkoistettu Kuntien Tiera Oy:lle. Palvelinympäristö ja päätelaitteet ovat osa Raision kaupungin tietoverkkoa, joka on suojattu palomuurilla, keskitetyllä haittaohjelmien torjunnalla sekä keskitetyllä käyttäjätunnistuksella. Raision kaupungin tietoverkko on sisäisesti jaoteltu siten, että tietoliikenneyhteyden muodostaminen henkilörekisteriin on mahdollista vain henkilörekisteriä käyttävien toimialueiden päätelaitteista. Palvelinympäristöstä otetaan säännöllisesti varmuuskopio.

Paperisena säilytettävät asiakirjat säilytetään lukitussa tilassa.

Rekisterin toiminnalliset suojaukset

Järjestelmää käyttävät vain sellaiset henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä hoitoon. Järjestelmän käyttäjillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Pääsy salassa pidettäviin tietoihin on rajattu käyttöoikeuksin. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistuu käyttäjätunnus.

Käyttäjiä koulutetaan ja ohjeistetaan säännöllisesti.

Henkilötietojen säilyttämisaika ja peruste

Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan kaupungin tiedonhallintasuunnitelmia ja tiedonohjaussuunnitelmaa ja lainsäädännön velvoittamia tietojen säilytysaikoja. Pysyvästi säilytetään otantaan kuuluvien (8., 18. ja 28. päivänä syntyneiden) lasten osalta ne asiakirjat, jotka arkistolaitos on määrännyt pysyvästi säilytettäviksi. Muut näiden lasten asiakirjat sekä otantaan kuulumattomien lasten asiakirjat hävitetään 10 vuoden kuluttua hoidon päättymisestä.

Henkilörekisteriseloste laadittu  24.5.2018

Henkilörekisteriseloste päivitetty 27.3.2023