Tietosuojaseloste varhaiskasvatuksen tietovaranto Varda

Raision kaupunki
Seloste henkilötietojen käsittelystä

Tietosuoja-asetus 13 ja 14 artikla

Toimiala

Sivistys- ja vapaa-aikatoimiala

Palvelualue 

Varhaiskasvatus- ja esiopetuspalvelut

Rekisterinpitäjä

Yhteisrekisterinpitäjinä: Raision kaupunki ja Opetushallitus

Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Opetushallitus. PL 380 (Hakaniemenranta 6)0, 00531 Helsinki, puh. 029 533 1000 (keskus), kirjaamo(at)oph.fi Raision kaupunki, PL 100 (Nallinkatu 2), 21201 Raisio, puh. +358 2 434 3111, kirjaamo(at)raisio.fi

Rekisterinpitäjän edustaja

Opetushallitus: erityisasiantuntija Laura von der Hagen ja erityisasiantuntija Aino Röksä. Raision kaupunki: varhaiskasvatuksen johtaja.

Rekisteriasioita hoitavan henkilön nimi

Varhaiskasvatuksen johtaja

Rekisteriasioita hoitavan henkilön yhteystiedot

Raision kaupunki, PL 100 (Nallinkatu 2), 21201 Raisio, puh. +358 2 434 3111, kirjaamo(at)raisio.fi

Tietosuojavastaava

Opetushallitus tietosuojavastaava Jyrki Tuohela ja Raision kaupungin tietosuojavastaava

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Opetushallitus, PL 380 (Hakaniemenranta 6), 00531 Helsinki, tietosuoja(at)oph.fi, puhelin 029 533 1000 (vaihde) Raision kaupunki, Konsernipalveluyksikkö, Tietosuojavastaava, PL 100 (Nallinkatu 2), 21201 Raisio, kirjaamo(at)raisio.fi

Linkki ulkoiseen dokumentaatioon

Vardan-palvelun tietosuojaseloste kokonaisuudessaan

Rekisterin muoto

Sähköinen

Oikeusperuste

Lakiperuste

Rekisterin käyttötarkoitus

Varhaiskasvatuksen tietovarantoa (Varda) ylläpidetään osana erilaisista Opetushallituksen ylläpitämistä rekistereistä ja tietovarannoista koostuvaa rekisterikokonaisuutta.

Vardan tarkoituksena on

1) mahdollistaa varhaiskasvatustietojen tietoturvallinen ja keskitetty sähköinen kokoaminen, käsittely ja luovuttaminen henkilön itsensä tai tämän laillisen edustajan ja tietoja tarvitsevien viranomaisten ja tutkijoiden käytettäväksi.

2) turvata varhaiskasvatuslaissa määriteltyjen varhaiskasvatustietojen yhdenmukaisuus ja luotettavuus sekä tehostaa hallinnon toimintaa.

3) edistää oikeaan ja riittävään tietoon perustuvaa varhaiskasvatuksen kehittämistä ja päätöksentekoa.

Viranomaiset voivat käyttää lakisääteisten tehtäviensä hoitamiseksi tarpeellisia Vardaan tallennettuja tietoja. Vardaan tallennettuja tietoja voidaan käyttää lisäksi varhaiskasvatuksen arvioinnissa, tilastoinnissa, seurannassa ja tutkimuksessa.

Opetushallitus tuottaa tietovarantoon tallennetuista tiedoista vuosittain varhaiskasvatuksen arvioinnin, kehittämisen, tilastoinnin, tutkimuksen ja muun seurannan sekä ohjauksen tietoaineistoja siten kuin opetus- ja kulttuuriministeriö määrää.

Oikeusperusteet
Lakisääteinen velvoite (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1c). Käsittely perustuu seuraavaan lainsäädäntöön:
- Varhaiskasvatuslaki (540/2018)
- Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019)

Yleinen etu ja julkinen valta (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1e). Käsittely on tarpeen tilastointia varten ja se on oikeasuhtaista sillä tavoiteltuun yleisen edun mukaiseen tavoitteeseen nähden. Käsittely perustuu seuraavaan lainsäädäntöön:
- Varhaiskasvatuslaki (540/2018)
- Tietosuoja-asetus (2016/679) 5 artikla 1b)
- Tietosuojalaki (1050/2018)
- Tilastolaki (280/2004).

Oppijanumerorekisterin tietosuojaseloste:
https://opintopolku.fi/konfo/fi/sivu/oppijanumerorekisterin-tietosuojas…

Tietoa Opintopolku.fi -palvelun evästeistä:
https://opintopolku.fi/konfo/fi/sivu/tietosuojaselosteet-ja-evasteet

Rekisterin tietosisältö

Varhaiskasvatuksen piirissä olevaa lasta koskevat henkilötiedot

Opetushallituksen ylläpitämän oppijanumerorekisterin kautta Vardaan yhdistettävät rekisteröidyn henkilötiedot:
- nimi, oppijanumero ja henkilötunnus tai muu vastaava yksilöintitieto, kansalaisuus, sukupuoli, äidinkieli ja tarpeelliset yhteystiedot.

Kunta, kuntayhtymä tai yksityinen palveluntuottaja siirtää/tallentaa Vardaan seuraavat varhaiskasvatuksen piirissä olevaa lasta koskevat henkilötiedot:
- nimi, henkilötunnus, oppijanumero, äidinkieli, kotikunta ja yhteystiedot
- toimipaikka, jossa lapsi on varhaiskasvatuksessa
- varhaiskasvatuslain (540/2018) 17 §:ssä tarkoitetun hakemuksen toimittamispäivämäärä
- varhaiskasvatuslain (540/2018) 18 §:ssä tarkoitetun päätöksen tai sopimuksen alkamis- ja päättymispäivämäärä
- varhaiskasvatusoikeuden tuntimääräinen laajuus ja sen käyttöön liittyvät tiedot
- tieto varhaiskasvatuksen järjestämisestä vuorohoitona
- varhaiskasvatuksen järjestämismuoto.

Henkilötunnuksen käsittelylle on laissa säädetty peruste (varhaiskasvatuslain (540/2018) 70 §).
Erityisiä henkilötietoja ei kerätä. Julkisuuslain 24 §:n mukaisia salassa pidettäviä henkilötietoja ei käsitellä.

Muista mahdollisista lähteistä kerätyt Vardaan tallennettavat henkilötiedot:

- Varhaiskasvatuksen piirissä olevan lapsen huoltajaa koskevat henkilötiedot
- Varhaiskasvatuksen henkilöstöä (työntekijää) koskevat henkilötiedot
- Perhepäivähoitajien ja ryhmäperhepäivähoitajien henkilötiedot
- Mahdolliset hallinnollisen henkilöstön henkilötiedot

Lisätietoja:
https://opintopolku.fi/konfo/fi/sivu/varda-palvelun-tietosuojaseloste

Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Vardaan tallennettavat tiedot saadaan:

- Lasten ja huoltajien henkilötiedot saadaan huoltajalta, kunnalta/kuntayhtymältä/yksityiseltä palveluntuottajalta sekä Väestötietojärjestelmästä.
- Työntekijöiden henkilötiedot saadaan henkilöltä itseltään, kunnalta/kuntayhtymältä/yksityiseltä palveluntuottajalta sekä Väestötietojärjestelmästä.
- Käyttöoikeuksien haltijoiden henkilötiedot saadaan Varda-pääkäyttäjältä ja henkilöiltä itseltään.
- Perhepäivähoitajien ja ryhmäperhepäivähoitajien henkilötiedot saadaan varhaiskasvatustoimijalta.

Varhaiskasvatustoimija tallentaa lasten, huoltajien ja työntekijöiden tiedot varhaiskasvatuslain 70 §:n mukaisesti Vardaan. Käyttöoikeuksien haltioiden tiedot tallentaa henkilö itse.

Oppijanumero ja siihen liittyvät henkilötiedot saadaan Opetushallituksen ylläpitämästä oppijanumerorekisteristä (Laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä, 884/2017), jonka tiedot saadaan Digi- ja väestötietovirastosta.

Henkilötietojen luovutus

Tietoja luovutetaan säännönmukaisesti

Luovutus, mihin

Viranomaiset, joille luovutetaan henkilötietoja varhaiskasvatustietojen luovutuspalvelun (varhaiskasvatuslaki 73 §) avulla:

- lasten tiedot: Kansaneläkelaitos.
- toimijoiden, toimipaikkojen, lasten, huoltajien ja henkilöstön tiedot: Tilastokeskus

Ajantasaiset tiedot säännönmukaisista luovutuksensaajista
https://wiki.eduuni.fi/pages/viewpage.action?pageId=190613234

Henkilötietoja voidaan luovuttaa tieteellisiä tutkimuksia varten.

Yhteisrekisterinpitäjät pääsevät käsittelemään rekisterin sisältämiä henkilötietoja lakisääteisten tehtäviensä hoitamiseksi.

Vardan ylläpitoon ja kehittämiseen osallistuvat palveluntarjoajat (henkilötietojen käsittelijät) pääsevät tarkastelemaan rekisterin sisältämiä henkilötietoja Opetushallituksen määrittämässä laajuudessa.

Luovutus, tiedot

Ajantasaiset tiedot säännönmukaisista luovutuksensaajista
https://wiki.eduuni.fi/pages/viewpage.action?pageId=190613234

Luovutus, peruste

Tietojen luovuttaminen viranomaistoimintaan ja tutkimukseen

Varhaiskasvatuksen tietovarantoon sisältyviä tietoja voidaan luovuttaa viranomaiselle varhaiskasvatustietojen luovutuspalvelun avulla viranomaisen lakiin tai laissa säädettyyn tehtävään perustuvan tiedonsaantioikeuden nojalla, salassa pidettäviä tietoja kuitenkin vain, jos tiedon antamisesta tai oikeudesta tiedon saamiseen laissa erikseen nimenomaisesti säädetään. Opetushallitus tuottaa Vardaan tallennetuista tiedoista myös varhaiskasvatuksen arvioinnin, kehittämisen, tilastoinnin, tutkimuksen ja muun seurannan sekä ohjauksen tietoaineistoja siten kuin opetus- ja kulttuuriministeriö määrää.

Viranomaiset saavat palvelusta tietoja teknisellä rajapinnalla, katseluyhteydellä taikka muutoin sähköisessä muodossa. Opetushallitus voi avata rajapinnan sellaiselle viranomaiselle, jolla tämän tai muun lain nojalla on oikeus käsitellä tietoja.

Opetushallitus vastaa tutkimusluvan antamisesta tietovarannon tietojen luovutusta varten.

Tietovarantoon ei sovelleta viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain tiedon luovuttamista koskevia säännöksiä, tieteellistä tutkimusta varten luovuttamista lukuun ottamatta, eikä tietoaineistojen tuottamista pyynnöstä koskevaa 21 §:ää. Tietovarannosta ei ole mahdollista tehdä luovutuksia suoramarkkinointia ja mielipide- tai markkinatutkimusta varten edes henkilön itsensä suostumuksella.

Lisätietoja:
https://wiki.eduuni.fi/pages/viewpage.action?pageId=190613234#Vardantie…

Luovutus, luovutustapa

Ajantasaiset tiedot säännönmukaisista luovutuksensaajista
https://wiki.eduuni.fi/pages/viewpage.action?pageId=190613234

Viranomaiset saavat palvelusta tietoja teknisellä rajapinnalla, katseluyhteydellä taikka muutoin sähköisessä muodossa. Opetushallitus voi avata rajapinnan sellaiselle viranomaiselle, jolla tämän tai muun lain nojalla on oikeus käsitellä tietoja.

Henkilötietojen luovutus EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Rekisterin tekniset suojaukset

Varhaiskasvatuksen tietovaranto Vardan järjestelmätoimittaja huolehtii tietojen teknisestä suojauksesta. Järjestelmätoimittaja ylläpitää järjestelmää sekä huolehtii järjestelmän tietojen varmuuskopioinnista säännöllisesti. Henkilörekisteri toimii Saas-palveluna ja sijaitsee järjestelmätoimittajan palvelinympäristössä.

Rekisterin toiminnalliset suojaukset

Järjestelmää käyttävät vain sellaiset henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä hoitoon. Järjestelmän käyttäjillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Pääsy salassa pidettäviin tietoihin on rajattu käyttöoikeuksin. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus.
Samalla poistuu käyttäjätunnus. Tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja henkilökuntaa sitoo vaitiolovelvollisuus. Käyttäjiä koulutetaan ja ohjeistetaan säännöllisesti.

Henkilötietojen säilyttämisaika ja peruste

Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan kaupungin tiedonhallintasuunnitelmia ja tiedonohjaussuunnitelmaa ja lainsäädännön velvoittamia tietojen säilytysaikoja.

Lasta ja lapsen huoltajia koskevat tiedot säilytetään tietovarannossa, kunnes viisi vuotta on kulunut sen kalenterivuoden päättymisestä, jona lapsen 12 §:ssä tarkoitettu oikeus varhaiskasvatukseen päättyi.

Varhaiskasvatuksen henkilöstöä koskevat tiedot säilytetään tietovarannossa, kunnes viisi (5) vuotta on kulunut sen kalenterivuoden päättymisestä, jona henkilön työsuhde varhaiskasvatuksen tehtävissä päättyi.

Varhaiskasvatuksen järjestäjää ja tuottajaa koskevat tiedot (kuten perhepäivähoitajat ja ryhmäperhepäivähoitajat) säilytetään tietovarannossa, kunnes viisi vuotta on kulunut sen kalenterivuoden päättymisestä, jona varhaiskasvatuksen järjestäjän tai tuottajan toiminta lakkasi.

Virkailijoiden käyttöoikeuteen liittyviä tietoja säilytetään käyttöoikeuden voimassaolon ajan.

Oppijanumero sekä ne yksilöivät tunnistetiedot, joiden perusteella oppijanumero on annettu, säilytetään pysyvästi.

Lokitietorekisterin tiedot säilytetään viisi vuotta niiden syntymisestä.

Henkilötiedot, joiden säilytysaika on päättynyt, hävitetään rekisteristä vuosittain tai arkistoidaan.

Henkilörekisteriseloste laadittu 19.12.2018

Henkilörekisteriseloste päivitetty 28.3.2023