Tietosuojaseloste varhaiskasvatuksen epäkohtailmoitusrekisteri

Raision kaupunki

Seloste henkilötietojen käsittelystä

Tietosuoja-asetus 13 ja 14 artikla

Toimiala

Sivistys- ja vapaa-aikatoimiala

Palvelualue 

Varhaiskasvatus- ja esiopetuspalvelut

Rekisterinpitäjä

Sivistyslautakunta

Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Raision kaupunki, PL 100, (Nallinkatu 2), 21201 Raisio, puh. +358 2 434 3111, kirjaamo(at)raisio.fi

Rekisterinpitäjän edustaja

Sivistysjohtaja

Rekisteriasioita hoitavan henkilön nimi

Päiväkodinjohtajat ja perhepäivähoidonohjaaja

Rekisteriasioita hoitavan henkilön yhteystiedot

Raision kaupunki, PL 100, (Nallinkatu 2), 21201 Raisio, puh. +358 2 434 3111, kirjaamo(at)raisio.fi

Tietosuojavastaava

Raision kaupungin tietosuojavastaava

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Tietosuojavastaava, Raision kaupunki / Konsernipalveluyksikkö, PL 100, 21201 Raisio, kirjaamo(at)raisio.fi

Rekisterin muoto

Sähköinen ja manuaalinen

Oikeusperuste

Lakiperuste

Rekisterin käyttötarkoitus

Rekisterin käyttötarkoitus liittyy varhaiskasvatuslain 57 a § mukaiseen ilmoitusvelvollisuuteen, joka koskee seuraavia ammattiryhmiä:

- varhaiskasvatuksen opettaja
- varhaiskasvatuksen lastenhoitaja
- varhaiskasvatuksen erityisopettaja
- perhepäivähoitaja

Jos ilmoitus johtaa muutokseen lapsen varhaiskasvatuksen toteuttamisessa, ilmoitetaan siitä lapsen vanhemmalle tai muulle huoltajalle. Ilmoittajalle kerrotaan mihin toimenpiteisiin ilmoituksen johdosta on ryhdytty.

Rekisterin tietosisältö

- ilmoituksen päivämäärä
- ilmoittajan nimi ja yhteystiedot
- ilmoituksen kohde (toimipaikka tai lapsi)
- epäkohta tai sen uhka
- toimenpiteet epäkohdan poistamiseksi

Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Raision kaupungin seuraavat työntekijät:

- varhaiskasvatuksen opettaja
- varhaiskasvatuksen lastenhoitaja
- varhaiskasvatuksen erityisopettaja
- perhepäivähoitaja

Henkilötietojen luovutus

Ei luovuteta

Henkilötietojen luovutus EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Rekisterin tekniset suojaukset

Henkilörekisteri sijaitsee Raision kaupungin palvelinympäristössä, jonka fyysinen hallinnointi on ulkoistettu Kuntien Tiera Oy:lle. Palvelinympäristö ja päätelaitteet ovat osa Raision kaupungin tietoverkkoa, joka on suojattu palomuurilla, keskitetyllä haittaohjelmien torjunnalla sekä keskitetyllä käyttäjätunnistuksella. Raision kaupungin tietoverkko on sisäisesti jaoteltu siten, että tietoliikenneyhteyden muodostaminen henkilörekisteriin on mahdollista vain henkilörekisteriä käyttävien toimialueiden päätelaitteista. Palvelinympäristöstä otetaan säännöllisesti varmuuskopio.

Rekisterin toiminnalliset suojaukset
Järjestelmää käyttävät vain sellaiset henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä hoitoon. Järjestelmän käyttäjillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Pääsy salassa pidettäviin tietoihin on rajattu käyttöoikeuksin. Käyttäjiä koulutetaan ja ohjeistetaan säännöllisesti.

Paperisena säilytettävät asiakirjat säilytetään lukitussa tilassa.

Henkilötietojen säilyttämisaika ja peruste

Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan kaupungin tiedonhallintasuunnitelmia ja tiedonohjaussuunnitelmaa ja lainsäädännön velvoittamia tietojen säilytysaikoja. Ilmoituksen tekemisestä seuraavan vuoden loppuun asti. Varhaiskasvatuslaki 57 a §.

Henkilörekisteriseloste laadittu 10.11.2021

Henkilörekisteriseloste päivitetty 28.3.2023