Tietosuojaseloste vaalit, vaalihenkilöstö ja kotiäänestys

Raision kaupunki
Seloste henkilötietojen käsittelystä

Tietosuoja-asetus 13 ja 14 artikla

Toimiala

Konsernipalveluyksikkö

Palvelualue 

Päätöksentekopalvelut

Rekisterinpitäjä

Keskusvaalilautakunta

Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Raision kaupunki, PL 100, (Nallinkatu 2), 21201 Raisio, puh. +358 2 434 3111, kirjaamo(at)raisio.fi

Rekisterinpitäjän edustaja

Kaupunginjohtaja

Rekisteriasioita hoitavan henkilön nimi

Hallintoasiantuntija

Rekisteriasioita hoitavan henkilön yhteystiedot

Raision kaupunki, PL 100, (Nallinkatu 2), 21201 Raisio, puh. +358 2 434 3111, kirjaamo(at)raisio.fi

Tietosuojavastaava

Raision kaupungin tietosuojavastaava

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Tietosuojavastaava, Raision kaupunki / Konsernipalveluyksikkö, PL 100, 21201 Raisio, kirjaamo(at)raisio.fi

Rekisterin muoto

Sähköinen ja manuaalinen

Oikeusperuste

Lakiperuste

Rekisterin käyttötarkoitus

Kunta on velvollinen järjestämään äänestysalueen vaaleihin liittyvän toiminnan presidentinvaaleissa, eduskuntavaaleissa, aluevaaleissa, kuntavaaleissa ja europarlamenttivaaleissa. Äänioikeuttaan ennakolta käyttäneiden ja varsinaisena vaalipäivänä äänestäneiden rekisteröinti tehdään vaalitietojärjestelmään. Äänestyksen käytännön järjestelyistä vastaavat vaalitoimitsijat.

Vaalilain (2.10.1998/714) kotiäänestystä koskevat ehdot täyttävällä henkilöllä ja hänen omaishoitajallaan on oikeus äänestää vaalien ennakkoäänestysaikana kotonaan. Kotiäänestykseen ilmoittaudutaan etukäteen kunnan keskusvaalilautakunnalle.

Rekisterin tietosisältö

Vaaliluettelot äänestysalueittain:

• Oikeusministeriö on rekisterinpitäjä vaalitietojärjestelmän osalta
• Keskusvaalilautakunta on rekisterinpitäjä vaaliasiakirjojen osalta
• Ennakkoon äänestäneet
• Varsinaisena vaalipäivänä äänioikeutetut
• Nimi, henkilötunnus, sukupuoli
• Merkintä äänioikeuden käyttämisestä vaalipäivänä

Vaalityöhön ilmoittautuneet:

• nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero

Kotiäänestykseen ilmoittautuminen:

• äänestäjän nimi, henkilötunnus, osoite, kotikunta, puhelinnumero
• omaishoitajan tiedot - nimi, henkilötunnus, puhelinnumero, omaishoitosopimuksen voimassaolo – jos hän äänestää samassa yhteydessä kotiäänestykseen oikeutetun kanssa
• Jos kotiäänestykseen oikeutettu äänestäjä on valtuuttanut ilmoituksen teon, tallennetaan valtuutetun ilmoittajan nimi ja puhelinnumero

Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan vaalityöhön tai kotiäänestykseen ilmoittautuneelta. Kotiäänestysilmoitus voi tulla myös hänen valtuuttamaltaan henkilöltä. Tiedot äänioikeutetuista saadaan oikeusministeriöstä.

Henkilötietojen luovutus

Ei luovuteta

Henkilötietojen luovutus EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Rekisterin tekniset suojaukset

Vaalien tietojärjestelmän järjestelmätoimittaja huolehtii tietojen teknisestä suojauksesta. Järjestelmätoimittaja ylläpitää järjestelmää sekä huolehtii järjestelmän tietojen varmuuskopioinnista säännöllisesti. Henkilörekisteri toimii Saas-palveluna ja sijaitsee järjestelmätoimittajan palvelinympäristössä.

Paperisena säilytettävät asiakirjat säilytetään lukitussa arkistotilassa.

Rekisterin toiminnalliset suojaukset

Järjestelmää käyttävät vain sellaiset henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä hoitoon. Järjestelmän käyttäjillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Pääsy salassa pidettäviin tietoihin on rajattu käyttöoikeuksin. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistuu käyttäjätunnus. Tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja henkilökuntaa sitoo vaitiolovelvollisuus. Käyttäjiä koulutetaan ja ohjeistetaan säännöllisesti.

Henkilötietojen säilyttämisaika ja peruste

Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan kaupungin tiedonhallintasuunnitelmia ja tiedonohjaussuunnitelmaa ja lainsäädännön velvoittamia tietojen säilytysaikoja. Pysyvästi säilytetään vaaliluettelot ja vaaliluettelon mukana toimitettu luettelo ennakkoon äänestäneistä sekä äänioikeustietojärjestelmästä tulostettu luettelo vaalipäivänä äänestäneistä (Kansallisarkiston päätös VA S 41/94 sekä Oikeusministeriön määräys 989/610/94 OM).

Henkilörekisteriseloste laadittu 24.5.2018

Henkilörekisteriseloste päivitetty 14.4.2023