Tietosuojaseloste tapahtumien osallistuja- ja asiakasjärjestelmä

Raision kaupunki

Seloste henkilötietojen käsittelystä

Tietosuoja-asetus 13 ja 14 artikla

Toimiala

Sivistys- ja vapaa-aikatoimiala

Palvelualue 

Liikunta- ja nuorisopalvelut

Rekisterinpitäjä

Vapaa-aikalautakunta

Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Raision kaupunki, PL 100, (Nallinkatu 2), 21201 Raisio, puh. +358 2 434 3111, kirjaamo(at)raisio.fi

Rekisterinpitäjän edustaja

Sivistysjohtaja

Rekisteriasioita hoitavan henkilön nimi

Palvelusihteeri

Rekisteriasioita hoitavan henkilön yhteystiedot

Raision kaupunki, Liikunta- ja nuorisopalvelut, NuoLi-palvelupiste, PL 100, (Nallinkatu 2), 21201 Raisio, puh. +358 44 797 2217, kirjaamo(at)raisio.fi

Tietosuojavastaava

Raision kaupungin tietosuojavastaava

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Tietosuojavastaava, Raision kaupunki / Konsernipalveluyksikkö, PL 100, 21201 Raisio, kirjaamo(at)raisio.fi

Rekisterin muoto

Sähköinen

Oikeusperuste

Suostumus

Rekisterin käyttötarkoitus

Tiedot toimintaan osallistuvista ja osanottomaksujen laskutus sekä maksut.

Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä voidaan käsitellä muun muassa seuraavia käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja:

- osallistujan nimi, ikä/syntymäaika, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja terveystiedot
- täysi-ikäisen osallistujan tai alaikäisen osallistujan huoltajan henkilötunnus
- alaikäisen osallistujan huoltajan nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.

Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Toimintaan/tapahtumaan osallistuja, alaikäisen osallistujan huoltaja.

Henkilötietojen luovutus

Tietoja luovutetaan säännönmukaisesti

Luovutus, mihin
Liikunta- ja nuorisopalvelujen ilmoittautumista koskevan tapahtuman tai toiminnan ulkopuoliselle järjestävälle henkilökunnalle.

Luovutus, tiedot
Osallistujatiedot

Luovutus, peruste
Osallistujatiedoilla ohjaaja tarkastaa osallistujat.

Luovutus, luovutustapa
Osallistujatiedot ohjaajille paperisina.

Henkilötietojen luovutus EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Rekisterin tekniset suojaukset

Tapahtumien osallistuja- ja asiakasjärjestelmän järjestelmätoimittaja huolehtii tietojen teknisestä suojauksesta. Järjestelmätoimittaja ylläpitää järjestelmää sekä huolehtii järjestelmän tietojen varmuuskopioinnista
säännöllisesti. Henkilörekisteri toimii Saas-palveluna ja sijaitsee järjestelmätoimittajan palvelinympäristössä.

Rekisterin toiminnalliset suojaukset

Järjestelmää käyttävät vain sellaiset henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä hoitoon. Järjestelmän käyttäjillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Pääsy salassa pidettäviin tietoihin on rajattu käyttöoikeuksin. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistuu käyttäjätunnus.

Tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja henkilökuntaa sitoo vaitiolovelvollisuus. Käyttäjiä koulutetaan ja ohjeistetaan säännöllisesti.

Henkilötietojen säilyttämisaika ja peruste

Tiedot säilytetään ja hävitetään Raision kaupungin tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti asiakkuuden ajan. Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmaa ja lainsäädännön velvoittamia tietojen säilytysaikoja. Tähän rekisteriin kuuluvat tiedot hävitetään heti, kun ne eivät enää ole tarpeellisia järjestelmän ja palveluiden käytön puolesta tai viimeistään kahden vuoden kuluttua.

Henkilörekisteriseloste laadittu 24.5.2018

Henkilörekisteriseloste päivitetty  6.2.2023