Tietosuojaseloste taiteilijaportfoliorekisteri

Raision kaupunki
Seloste henkilötietojen käsittelystä

Tietosuoja-asetus 13 ja 14 artikla

Toimiala

Sivistys- ja vapaa-aikatoimiala

Palvelualue 

Kirjasto- ja kulttuuripalvelut

Rekisterinpitäjä

Sivistyslautakunta

Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Raision kaupunki, PL 100, (Nallinkatu 2), 21201 Raisio, puh. +358 2 434 3111, kirjaamo(at)raisio.fi

Rekisterinpitäjän edustaja

Sivistysjohtaja

Rekisteriasioita hoitavan henkilön nimi

Museonjohtaja

Rekisteriasioita hoitavan henkilön yhteystiedot

Raision kaupunki, PL 100, (Nallinkatu 2), 21201 Raisio, puh. +358 2 434 3111, kirjaamo(at)raisio.fi

Tietosuojavastaava

Raision kaupungin tietosuojavastaava

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Tietosuojavastaava, Raision kaupunki / Konsernipalveluyksikkö, PL 100, 21201 Raisio, kirjaamo(at)raisio.fi

Rekisterin muoto

Sähköinen ja manuaalinen

Oikeusperuste

Suostumus

Rekisterin käyttötarkoitus

Museopalvelut toteuttaa museolaissa (314/2019) annettua tehtävää kokoelmatyön, tutkimuksen, museopedagogiikan sekä näyttely- ja julkaisutoiminnan kautta. Rekisteri on perustettu taiteilijoiden portfolioiden arkistoimiseksi taidehankkeiden suunnittelun avuksi esim. näyttelyt, taidehankinnat ja tilaustaidehankinnat. Rekisteri kattaa myös Raision museo Harkon ja Raision kaupungin gallerioiden näyttelytoiminnan.

Rekisterin tietosisältö

Taiteilijoiden ja näyttelyjärjestäjien toimittamat tiedot:

• yhteystiedot,
• ansioluettelo,
• muu selvitys taiteilijan ja näyttelyjärjestäjän toiminnasta ja tuotannosta.

Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Taiteilijoiden ja näyttelyjärjestäjien toimittamat tiedot.

Henkilötietojen luovutus

Ei luovuteta

Henkilötietojen luovutus EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Rekisterin tekniset suojaukset

Henkilörekisteri sijaitsee pääosin Raision kaupungin palvelinympäristössä, jonka fyysinen hallinnointi on ulkoistettu Kuntien Tiera Oy:lle. Palvelinympäristö ja päätelaitteet ovat osa Raision kaupungin tietoverkkoa, joka on suojattu palomuurilla, keskitetyllä haittaohjelmien torjunnalla sekä keskitetyllä käyttäjätunnistuksella. Raision kaupungin tietoverkko on sisäisesti jaoteltu siten, että tietoliikenneyhteyden muodostaminen henkilörekisteriin on mahdollista vain henkilörekisteriä käyttävien toimialueiden päätelaitteista. Palvelinympäristöstä otetaan säännöllisesti varmuuskopio.

Osa rekisteristä toimii Saas-palveluna ja sijaitsee järjestelmätoimittajan palvelinympäristössä. Järjestelmätoimittaja huolehtii tietojen teknisestä suojauksesta. Järjestelmätoimittaja ylläpitää järjestelmää sekä huolehtii järjestelmän tietojen varmuuskopioinnista säännöllisesti.

Paperisena säilytettävät asiakirjat säilytetään lukitussa tilassa.

Rekisterin toiminnalliset suojaukset

Järjestelmää käyttävät vain sellaiset henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä hoitoon. Järjestelmän käyttäjillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Pääsy salassa pidettäviin tietoihin on rajattu käyttöoikeuksin. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistuu käyttäjätunnus. Tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja henkilökuntaa sitoo vaitiolovelvollisuus. Käyttäjiä koulutetaan ja ohjeistetaan säännöllisesti.

Henkilötietojen säilyttämisaika ja peruste

Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan kaupungin tiedonhallintasuunnitelmia ja tiedonohjaussuunnitelmaa ja lainsäädännön velvoittamia tietojen säilytysaikoja. Säilytetään pysyvästi, Kansallisarkiston päätös (KA 188/43/04).

Henkilörekisteriseloste laadittu 23.3.2023

Henkilörekisteriseloste päivitetty 21.9.2023