Tietosuojaseloste sähköinen työskentely-ympäristö

Raision kaupunki
Seloste henkilötietojen käsittelystä

Tietosuoja-asetus 13 ja 14 artikla

Toimiala

Konsernipalveluyksikkö

Palvelualue 

Digipalvelut

Rekisterinpitäjä

Kaupunginhallitus

Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Raision kaupunki, PL 100, (Nallinkatu 2), 21201 Raisio, puh. +358 2 434 3111, kirjaamo(at)raisio.fi

Rekisterinpitäjän edustaja

Kaupunginjohtaja

Rekisteriasioita hoitavan henkilön nimi

Tietohallintojohtaja

Rekisteriasioita hoitavan henkilön yhteystiedot

Raision kaupunki, PL 100, (Nallinkatu 2), 21201 Raisio, puh. +358 2 434 3111, kirjaamo(at)raisio.fi

Tietosuojavastaava

Raision kaupungin tietosuojavastaava

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Tietosuojavastaava, Raision kaupunki / Konsernipalveluyksikkö, PL 100, 21201 Raisio, kirjaamo(at)raisio.fi

Rekisterin muoto

Sähköinen

Oikeusperuste

Sopimus

Rekisterin käyttötarkoitus

Sähköistä työskentely-ympäristöä käytetään työsuhteen, luottamushenkilöiden ja yhteistyökumppaneiden työtehtävien ja velvoitteiden täyttämiseen. Työskentely-ympäristö pitää sisällään sähköisiä työvälineitä ja käyttäjien tuottamaa sisältöä.

Rekisteröity on
- palvelussuhteessa Raision kaupunkiin
- Raision kaupungin luottamushenkilö
- rekisteröity on Raision kaupungin yhteistyökumppani tai muu kolmas osapuoli
- Raision koulun oppilaat

Rekisterin tietosisältö

Henkilökunta, luottamushenkilöt, yhteistyökumppanit tai muu kolmas osapuoli:

- Käyttäjän nimi
- Ryhmät, joihin henkilö kuuluu
- Sähköpostiosoite
- Käyttäjätunnus
- Puhelinnumero
- Työosoite
- Organisaatio

Opetuspalvelut:

- Käyttäjän nimi
- Käyttäjätunnus
- Sähköpostiosoite
- Opetusryhmät
- Koulu
- Luokka
- Oppilaitostunnus
- Henkilön roolitietoja: henkilökunta / oppilas/ opiskelija

Käyttäjän tuottamilla sisällöillä tarkoitetaan järjestelmään määritellylle käyttäjäjoukolle vietyjä kuvia, tekstejä, linkkejä, videoita ja äänitiedostoja. Käyttäjä voi lisätä palveluun mm. oman kuvan itsestään.

Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

- Rekisteröityjen esihenkilöt
- Päätöksentekopalvelut toimittaa luottamushenkilöiden tiedot
- Yhteistyökumppanien ja kolmansien osapuolien tiedot toimittaa Raision henkilökuntaan kuuluva
- Opetuspalveluiden pääasiallinen tietolähde on oppilastietojärjestelmästä ja siinä olevat henkilökunta-,
opettaja- ja oppilasrekisterit

Henkilötietojen luovutus

Ei luovuteta

Henkilötietojen luovutus EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Rekisterin tekniset suojaukset

Sähköinen työskentely-ympäristö sijaitsee Raision kaupungin palvelinympäristössä ja Saas-palveluna.

Henkilörekisteri sijaitsee Raision kaupungin palvelinympäristössä, jonka fyysinen hallinnointi on ulkoistettu Kuntien Tiera Oy:lle. Palvelinympäristö ja päätelaitteet ovat osa Raision kaupungin tietoverkkoa, joka on suojattu palomuurilla, keskitetyllä haittaohjelmien torjunnalla sekä keskitetyllä käyttäjätunnistuksella. Raision kaupungin tietoverkko on sisäisesti jaoteltu siten, että tietoliikenneyhteyden muodostaminen henkilörekisteriin on mahdollista vain henkilörekisteriä käyttävien toimialueiden päätelaitteista. Palvelinympäristöstä otetaan säännöllisesti varmuuskopio.

Sähköinen työskentely-ympäristön järjestelmätoimittaja huolehtii tietojen teknisestä suojauksesta. Järjestelmätoimittaja ylläpitää järjestelmää sekä huolehtii järjestelmän tietojen varmuuskopioinnista säännöllisesti. Henkilörekisteri toimii Saas-palveluna ja sijaitsee järjestelmätoimittajan palvelinympäristössä.

Rekisterin toiminnalliset suojaukset

Järjestelmää käyttävät vain sellaiset henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä hoitoon. Järjestelmän käyttäjillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Pääsy salassa pidettäviin tietoihin on rajattu käyttöoikeuksin. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistuu käyttäjätunnus. Tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja henkilökuntaa sitoo vaitiolovelvollisuus. Käyttäjiä koulutetaan ja ohjeistetaan säännöllisesti.

Henkilötietojen säilyttämisaika ja peruste

Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan kaupungin tiedonhallintasuunnitelmia ja tiedonohjaussuunnitelmaa ja lainsäädännön velvoittamia tietojen säilytysaikoja. Henkilötietoja säilytetään enintään 9 kuukautta palvelun käytön päättymisestä.

Henkilörekisteriseloste laadittu 24.5.2018

Henkilörekisteriseloste päivitetty 6.4.2023