Tietosuojaseloste rekrytointi-ilmoitusjärjestelmä

Raision kaupunki
Seloste henkilötietojen käsittelystä

Tietosuoja-asetus 13 ja 14 artikla

Toimiala

Konsernipalveluyksikkö

Palvelualue

Henkilöstöpalvelut

Rekisterinpitäjä

Kaupunginhallitus

Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Raision kaupunki, PL 100, (Nallinkatu 2), 21201 Raisio, puh. +358 2 434 3111, kirjaamo(at)raisio.fi

Rekisterinpitäjän edustaja

Kaupunginjohtaja

Rekisteriasioita hoitavan henkilön nimi

Henkilöstöasiantuntija ja henkilöstösuunnittelija

Rekisteriasioita hoitavan henkilön yhteystiedot

Raision kaupunki, PL 100, (Nallinkatu 2), 21201 Raisio, puh. +358 2 434 3111, kirjaamo(at)raisio.fi

Tietosuojavastaava

Raision kaupungin tietosuojavastaava

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Tietosuojavastaava, Raision kaupunki / Konsernipalveluyksikkö, PL 100, 21201 Raisio, kirjaamo(at)raisio.fi

Rekisterin muoto

Sähköinen

Oikeusperuste

Suostumus

Rekisterin käyttötarkoitus

Raision kaupungin henkilöstön rekrytointi.

Henkilötietoja käsitellään tarkoituksissa, jotka liittyvät rekisterinpitäjän rekisteröidylle tarjoamaan Kuntarekry.fi-palveluun, jossa rekisteröity henkilö voi luoda itselleen käyttäjäprofiilin ja sen jälkeen laatia työhakemuksia osoitettavaksi valitsemilleen palvelua käyttäville työnantajille.

Lisäksi palvelussa työnhakija voi vastaanottaa suosituksia hänelle soveltuvista työpaikkailmoituksista. Tässä tarkoituksessa rekisterinpitäjä säilyttää rekisteröidyn palveluun tallentamia profiilitietoja palvelussa.

Henkilötietojen käsittely perustuu lakiin yksityisyyden suojasta työelämässä 759/2004 ja arkistolain 831/1994 määräysten ja ohjeiden mukaiseen työnhakijoiden tietojen käsittelyyn, säilytykseen ja poistoon.

Rekisterin tietosisältö

Kuntarekry.fi ja Kuntarekrytointi.fi -palveluiden verkkovierailijat

Palveluiden verkkovierailijoista rekisteriin tallentuu seuraavia tietoja:

- Aikaleima milloin olet käyttänyt palvelu
- IP-osoitteesi
- Millä Kuntarekry ja/tai Kuntarekrytointi.fi –palveluiden verkkosivustolla ja -sivulla olet vieraillut
- Muutettu käyttäjätunnus (käyttäjätunnus generoidaan verkkovierailijan laitteella)
- Miltä sivulta olet saapunut Kuntarekry.fi tai ja Kuntarekrytointi.fi -sivustolle, mikäli olet saapunut sivustolle verkkolinkin kautta
- Laite-, käyttöjärjestelmä- ja selaintiedot
- Palvelussa käytetty kieli
- Sessio-ID

Jos käyttäjä on kirjautuneena Kuntarekry ja/tai Kuntarekrytointi.fi –palveluissa, kerätään käytöstä myös seuraavat tiedot: Kuntarekry / Kuntarekrytointi -ohjelmiston rooli ja organisaatio palvelussa.

Kuntarekry.fi palveluun rekisteröityneet työnhakijat:
Rekisteri koostuu rekisteröidyn henkilökohtaiseen työnhakijaprofiiliin lisäämistä tiedoista sekä kuntarekry.fi-palvelun käyttäjätunnuksesta ja salasanasta.

Rekisteröity voi itse muuttaa profiiliin tallennettuja tietoja.

Rekisteröidystä kerätään seuraavat tiedot:

(a) perustiedot ja tunnistamiseen liittyvät tiedot, kuten nimi, syntymäaika, sukupuoli, puhelinnumero, sähköpostiosoite, kieli jolla käyttäjä käyttää hakijaportaalia;
(b) koulutukseen liittyvä tieto, kuten suoritetut tutkinnot, lisä- ja täydennyskoulutus;
(c) työhistoriaan liittyvä tieto kuten aiemmat työnantajat, tehtävänimike kuvaus työtehtävistä, työsuhteen kesto;
(d) käyttäjätunnus ja salasana;
(e) järjestelmän tekninen käyttäjätieto, audit trailit ja lokitiedot.

Työnhakuun liittyen tulisi huomata, että kulloinkin kysymyksessä oleva työnantaja valitsee rekrytointikohtaisesti hakulomakkeen kysymykset. Hakulomakkeella kerättyjen henkilötietojen osalta Kuntarekry.fi-hakuilmoituksen jättänyt työnantaja toimii rekisterinpitäjänä siltä osin kuin ja jos henkilö päättää lähettää hakemuksensa kyseiselle työnantajalle. Rekrytointijärjestelmään tallennettavat työnhakijasta kerättävät tiedot riippuvat kulloinkin siitä, mitä tietoja kohdennetun rekrytoinnin hakulomakkeella kysytään, ja mitä tietoja kyseinen henkilö itsestään antaa ja tallentaa rekrytointijärjestelmään. FCG Finnish Consulting Group Oy toimii näissä tilanteissa, kun se tarjoaa palvelua kyseiselle rekisterinpitäjänä olevalle työnantajalle, kyseisen työnantajan henkilötietojen käsittelijänä kyseisen työnantajan puolesta ja lukuun.

Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet
Säännönmukaisina tietolähteinä ovat Kuntarekry.fi palvelun käyttäjiksi rekisteröityneet työnhakijat.
Työnhakijat vastaavat omasta tietojenkäsittelystään järjestelmässä ja Raision kaupunki vastaa omien työnantaja-käyttäjiensä tietojenkäsittelystä järjestelmässä.

Paperi-/sähköpostilla saapuneiden hakemusten tiedot kirjataan järjestelmään.

Henkilötietojen luovutus

Tietoja luovutetaan säännönmukaisesti

Luovutus, mihin

Rekisteriin sisältyviä henkilötietoja rekisterinpitäjän toimesta luovutetaan pyynnöstä
- lehdistölle julkiset tiedot: nimi, koulutustiedot ja työkokemus
- asianosaisille yhteenvetolista hakijoista

FCG Finnish Consulting Group Oy käyttää alihankkijoita toiminnassaan. Alihankkijat käsittelevät henkilötietoja FCG Finnish Consulting Group Oy:n ohjeistuksien mukaan eivätkä käytä tietoja omassa toiminnassaan.

Kuntarekry.fi ja Kuntarekrytointi.fi -palveluiden verkkovierailijat:
Rekisteröity voi halutessaan lähettää palvelun kautta hakemuksia valitsemilleen työnantajille, ja kyseinen työnantajaorganisaatio on kyseisessä tilanteessa lähetetyn ja tallennetun hakemuksen sisältämien henkilötietojen osalta rekisterinpitäjän asemassa hakemuksen lähettämisen jälkeen.

Kuntarekry.fi palveluun rekisteröityneet työnhakijat:
Rekisteröity voi halutessaan lähettää palvelun kautta hakemuksia valitsemilleen työnantajille, ja kyseinen työnantajaorganisaatio on kyseisessä tilanteessa lähetetyn ja tallennetun hakemuksen sisältämien henkilötietojen osalta rekisterinpitäjän asemassa hakemuksen lähettämisen jälkeen.

FCG Finnish Consulting Group Oy voi siirtää henkilötietoja myös EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolisissa eli niin kutsutuissa kolmansissa maissa toimiville organisaatioille.

Tällaisia tiedonsiirtoja voidaan toteuttaa, jos jokin seuraavista ehdoista toteutuu:

- EU:n komissio on päättänyt, että kyseisen maan tietosuojan taso on riittävä.
- Muita tarvittavia turvatoimia on otettu käyttöön esimerkiksi noudattamalla EU:n komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita tai varmistamalla, että tietoja käsittelevällä yrityksellä on voimassa olevat yritystä koskevat sitovat säännöt.

Luovutus, tiedot

Luovutus, peruste

Kuntalaki 410/2015 ja laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999

Luovutus, luovutustapa

Sähköinen

Henkilötietojen luovutus EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Rekisterin tekniset suojaukset

Rekisterinpitäjä varmistaa, että sähköisesti käsiteltäviä tietoaineistoja käsitellään kulloinkin ajan tasalla olevien tietoturvakäytäntöjen mukaisesti. Tietoturvakäytäntöihin kuuluvat esim. tietoaineiston salaus tiedonsiirroissa, käyttöoikeuksien rajaukset ja ohjelmistojen asianmukaiset päivitykset.

Rekrytointi-ilmoitusjärjestelmän järjestelmätoimittaja huolehtii tietojen teknisestä suojauksesta. Järjestelmätoimittaja ylläpitää järjestelmää sekä huolehtii järjestelmän tietojen varmuuskopioinnista säännöllisesti. Henkilörekisteri toimii Saas-palveluna ja sijaitsee järjestelmätoimittajan palvelinympäristössä.

Paperisena säilytettävät asiakirjat säilytetään lukitussa tilassa.

Rekisterin toiminnalliset suojaukset

Järjestelmää käyttävät vain sellaiset henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä hoitoon. Järjestelmän käyttäjillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistuu käyttäjätunnus.

Tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja henkilökuntaa sitoo vaitiolovelvollisuus. Käyttäjiä koulutetaan ja ohjeistetaan säännöllisesti.

Henkilötietojen säilyttämisaika ja peruste

Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty.

Rekisteröidyn profiilitietojen säilyttämisestä ja hävittämisestä vastaa FCG Finnish Consulting Group Oy rekisterinpitäjänä.

(a) Jos käyttäjätunnusta ei ole käytetty kahteen (2) vuoteen, sekä käyttäjätunnus että profiilitiedot hävitetään.
(b) Lähettämättömät työhakemukset poistetaan automaattisesti kuuden (6) kuukauden kuluttua.
(c) Avoimissa työhakemuksissa käyttäjä määrittelee itse, mihin saakka hänen avoin työhakemuksensa on käytettävissä. Käyttäjän valitsema työhakemuksen säilytysaika on minimissään yksi (1) vuorokausi ja maksimissaan kaksi (2) vuotta.

FCG Finnish Consulting Group Oy avustaa henkilötietojen käsittelijänä kyseisiä rekisterinpitäjänä olevia työnantajia siten, että avoimiin työpaikkoihin jätetyt hakemukset anonymisoidaan automaattisesti kahden (2) vuoden kuluttua sen jälkeen, kun työnantaja on päättänyt rekrytoinnin käsittelyn tekemällä rekrytoinnille päättämistoiminnon. Mikäli päättämistoiminto jätetään tekemättä, järjestelmä päättää rekrytoinnin automaattisesti vuoden kuluttua työpaikan hakuajan päättymisen jälkeen. Tällaisessa tapauksessa hakemus siis säilyy järjestelmässä kolme (3) vuotta hakuajan päättymisestä.

Avoimiin työpaikkoihin kohdennetut hakemukset säilytetään Kuntarekry järjestelmässä 2 vuotta. Valituksi tulleiden tiedot säilytetään pysyvästi (Kansallisarkiston päätös KA/19119/07.01.01.03.01/2022).

Henkilörekisteriseloste laadittu 23.5.2018

Henkilörekisteriseloste päivitetty 20.3.2023

Jaa