Tietosuojaseloste Raision tietoteknisten palveluiden rekisteri

Raision kaupunki
Seloste henkilötietojen käsittelystä

Tietosuoja-asetus 13 ja 14 artikla

Toimiala

Konsernipalveluyksikkö

Palvelualue 

Digipalvelut

Rekisterinpitäjä

Kaupunginhallitus

Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Raision kaupunki, PL 100, (Nallinkatu 2), 21201 Raisio, puh. +358 2 434 3111, kirjaamo(at)raisio.fi

Rekisterinpitäjän edustaja

Kaupunginjohtaja

Rekisteriasioita hoitavan henkilön nimi

Tietohallintojohtaja

Rekisteriasioita hoitavan henkilön yhteystiedot

Raision kaupunki, PL 100, (Nallinkatu 2), 21201 Raisio, puh. +358 2 434 3111, kirjaamo(at)raisio.fi

Tietosuojavastaava

Raision kaupungin tietosuojavastaava

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Tietosuojavastaava, Raision kaupunki / Konsernipalveluyksikkö, PL 100, 21201 Raisio, kirjaamo(at)raisio.fi

Rekisterin muoto

Sähköinen

Oikeusperuste

Sopimus

Rekisterin käyttötarkoitus

Yleisiin tietoteknisiin palveluihin liittyviä tietoja palveluiden järjestämiseksi.

Rekisterin tietosisältö

Päätelaitepalvelujen toiminta
• Työasemien leasing ja elinkaarenhallintajärjestelmä: laitteen nimi, käyttäjän nimi
• Mobiililaitteiden hallintajärjestelmä:
- Laitteen nimi
- Käyttäjän nimi
- Ryhmät, joihin henkilö kuuluu
- Sähköpostiosoite
- Käyttäjätunnus
- Puhelinnumero (matkapuhelin)
- Tilin ominaisuustietoja
- Työosoite
• Ohjelmien jakelu ja työasemien inventointijärjestelmä:
- ohjelman nimi
- laitteen nimi
- käyttäjänimi, tietoja käyttäjän kirjautumisesta

Tietoliikennepalvelujen toiminta
• Verkkosuodattimen välityspalvelinjärjestelmä: käyttäjän tunnus, ip-osoite
• IP-osoitteiden hallintajärjestelmä: tietoja käyttäjän kirjautumisesta
• Virtuaalinen erillisverkko (VPN-yhteys): milloin käyttäjä on kirjautunut VPN:n yhteydellä Raision verkkoon

Tulostuspalvelujen toiminta
• Tulostuksen hallintaohjelmisto: milloin käyttäjä on tulostanut tiedoston, nimi ja käyttäjätunnus

Viestintäpalvelujen toiminta
• Matkapuhelinliittymäjärjestelmä: käyttäjän nimi, puhelinnumero
• Puhelimen viestintäpalvelujärjestelmä: käyttäjän nimi, puhelinnumero, puheluhistoria

Tietohallinnon tukijärjestelmät
• IT-Infrastruktuurin valvonta- ja hälytysjärjestelmä: tietoja käyttäjän kirjautumisesta
• Salasananhallintajärjestelmä: tietoja käyttäjän kirjautumisesta

Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteröityjen esihenkilöt ja rekisteröidyt itse.

Henkilötietojen luovutus

Ei luovuteta

Henkilötietojen luovutus EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Rekisterin tekniset suojaukset

Raision tietoteknisten palveluiden rekisterin päätelaitepalvelujen toiminnan, tietoliikennepalvelujen toiminnan ja viestintäpalvelujen toiminnan järjestelmätoimittaja huolehtii tietojen teknisestä suojauksesta. Järjestelmätoimittaja ylläpitää järjestelmää sekä huolehtii järjestelmän tietojen varmuuskopioinnista säännöllisesti. Henkilörekisteri toimii Saas-palveluna ja sijaitsee järjestelmätoimittajan palvelinympäristössä.

Raision tietoteknisten palveluiden rekisterin päätelaitepalvelujen toiminnan, tietoliikennepalvelujen toiminnan, tulostuspalvelujen toiminnan ja tietohallinnon tukijärjestelmän henkilörekisteri sijaitsee Raision kaupungin palvelinympäristössä, jonka fyysinen hallinnointi on ulkoistettu Kuntien Tiera Oy:lle. Palvelinympäristö ja päätelaitteet ovat osa Raision kaupungin tietoverkkoa, joka on suojattu palomuurilla, keskitetyllä haittaohjelmien torjunnalla sekä keskitetyllä käyttäjätunnistuksella. Raision kaupungin tietoverkko on sisäisesti jaoteltu siten, että tietoliikenneyhteyden muodostaminen henkilörekisteriin on mahdollista vain henkilörekisteriä käyttävien toimialueiden päätelaitteista. Palvelinympäristöstä otetaan säännöllisesti varmuuskopio.

Rekisterin toiminnalliset suojaukset

Järjestelmää käyttävät vain sellaiset henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä hoitoon. Järjestelmän käyttäjillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Pääsy salassa pidettäviin tietoihin on rajattu käyttöoikeuksin. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistuu käyttäjätunnus. Tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja henkilökuntaa sitoo vaitiolovelvollisuus. Käyttäjiä koulutetaan ja ohjeistetaan säännöllisesti.

Henkilötietojen säilyttämisaika ja peruste

Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan kaupungin tiedonhallintasuunnitelmia ja tiedonohjaussuunnitelmaa ja lainsäädännön velvoittamia tietojen säilytysaikoja. Tähän rekisteriin kuuluvat tiedot hävitetään heti, kun ne eivät enää ole tarpeellisia järjestelmän ja palveluiden käytön puolesta.

Henkilörekisteriseloste laadittu 24.4.2023