Tietosuojaseloste perusopetuksen ja lukion oppilastietorekisteri

Raision kaupunki
Seloste henkilötietojen käsittelystä

Tietosuoja-asetus 13 ja 14 artikla

Toimiala

Sivistys- ja vapaa-aikatoimiala

Palvelualue 

Perusopetus ja lukio

Rekisterinpitäjä

Sivistyslautakunta

Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Raision kaupunki, PL 100, (Nallinkatu 2), 21201 Raisio, puh. +358 2 434 3111, kirjaamo(at)raisio.fi

Rekisterinpitäjän edustaja

Sivistysjohtaja

Rekisteriasioita hoitavan henkilön nimi

Palvelusihteeri

Rekisteriasioita hoitavan henkilön yhteystiedot

Raision kaupunki, PL 100, (Nallinkatu 2), 21201 Raisio, puh. +358 2 434 3111, kirjaamo(at)raisio.fi

Tietosuojavastaava

Raision kaupungin tietosuojavastaava

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Tietosuojavastaava, Raision kaupunki / Konsernipalveluyksikkö, PL 100, 21201 Raisio, kirjaamo(at)raisio.fi

Rekisterin muoto

Sähköinen ja manuaalinen

Oikeusperuste

Lakiperuste

Rekisterin käyttötarkoitus

Opetuksen järjestäminen ja seuranta Raision yleissivistävissä kouluissa (peruskoulut ja lukio). Käyttötarkoitukset:

- Opetuksen järjestäminen ja oppilaan opiskelun ja koulunkäynnin seuraaminen
- Oppivelvollisuuden suorittamisen valvonta
- Perusopetuslain 16-17a§:n mukaisen tuen toteuttaminen
- Kurinpidollisten ja kasvatuksellisten toimien seuraaminen
- Koulukuljetuksien järjestäminen
- Oppilasarvioinnin toteuttaminen
- Kodin ja koulunvälinen yhteistyö
- Käyttäjäidentiteetin luominen opiskeluympäristöön
- Tilastotietojen tuottaminen opetuksen järjestäjän käyttöön. Tilastoinnissa tiedot käsitellään anonymisoituina.
- Lakisääteisten tilastotietojen luovuttaminen valtion tiedonkeruuseen 
- Poissaolotietojen automaattinen ilmoittaminen huoltajalle ja opettajalle tietyn poissaolotuntimäärän täyttyessä 

Henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteiseen velvoitteeseen.

- Tietosuoja-asetus 6 artikla 1c
- Perusopetuslaki 628/1998
- Lukiolaki 714/2018
- Valtioneuvoston asetus lukiokoulutuksesta 810/2018
- Valtioneuvoston asetus lukiokoulutuksen yleisistä valtakunnallisista tavoitteista ja tuntijaosta 955/2002
- Laki ylioppilastutkinnosta 502/2019
- Valtioneuvoston asetus ylioppilastutkinnosta 612/2019

Rekisterin tietosisältö

Perusopetus

- Oppilaan nimi, henkilötunnus, yhteystiedot, valokuva, Wilma käyttäjätunnus. sukupuoli, äidinkieli, turvakiellon alkamis- ja päättymispäivä, kuolinpäivä, uskontokuntalaji.
- Oppilaan huoltajien nimi- ja yhteystiedot, Wilma käyttäjätunnus, henkilötunnus, sukupuoli, äidinkieli, turvakiellon alkamis- ja päättymispäivä, kuolinpäivä.
- Oppilasta koskevat hakemukset ja päätökset.
- Oppilaan koulupaikka tiedot ja koulunkäyntihistoria
- Oppilaan oppimiseen ja koulunkäynnin tukeen liittyvät asiakirjat ja tiedot
- Koulunkäyntiä ja opiskelua koskevat tiedot, oppilaiden arviointi tiedot, oppilaan opetussuunnitelmaan liittyvät oppiaineet
- Kurssit, kurssivalinnat ja suoritustiedot
- Oppilaan maahanmuuttoon liittyvät tiedot
- Oppilaan lisäopetukseen liittyvät tiedot
- Oppilaan koulukuljetukseen liittyvät tiedot
- Oppilaan poissaoloihin liittyvät tiedot
- Oppilaan kurinpidolliset ja kasvatukselliset toimet
- Oppilaan aamu- ja iltapäivätoimintaan liittyvät tiedot
- Opettajien henkilötiedot ja työmäärä- sekä palkkaustiedot
- Henkilökunnan henkilötiedot
- Koulunkäynninohjaajista palkkaustiedot

Lukio

- opiskelijan yksilöinti- ja yhteystiedot
- huoltajien yhteystiedot
- opintoihin liittyvät päätökset
- opiskelijoiden tallentamat opintosuunnitelmat
- opiskelijan kurssivalinnat ja -suoritustiedot, kurssisuoritustiedot ja todistukset liitteineen
- opiskeluun liittyvöt tiedot kuten rahoituksen perusteet, opiskelijan lukukausi läsnäolotiedot
- opiskelijan päivittäiset läsnä- ja poissaolotiedot sekä muu opetuksen toteuttamiseen liittyvä tieto
- ylioppilaskirjoituksiin osallistumistieto
- opiskelijan opiskelun tukeen liittyvät tiedot
- opettajien henkilötiedot ja työmäärä- sekä palkkaustiedot
- henkilökunnan henkilötiedot

Erityisiä henkilötietoja koskevina tietoina käsitellään oppilaan etnistä alkuperää, uskonnollista tai filosofista vakaumusta sekä terveyttä koskevia tietoja (mm. allergiat).

Erikoisluokkahakemukset

- Huoltajan nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
- Oppilaan nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoite, koulu ja luokka sekä oppilaan hakemukseen antamat tiedot

Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Perusopetus

Oppilaiden tiedot saadaan väestörekisteristä. Oppilaiden huoltajat päivittävät oppilaan yhteystiedot ja muut oppilaan koulunkäyntiin liittyvät tiedot. Koulu ylläpitää oppilaan koulunkäyntiin ja oppimiseen liittyviä tietoja.

Lukio

- Opetushallituksen rekisterit: Opintopolku
- Opiskelijoiden huoltajat ja opiskelijat ilmoittavat yhteystiedot ja muut opintoihin liittyvät tiedot
- Oppilaitos ylläpitää opiskelijan opintoihin ja oppimiseen liittyviä tietoja
- Ylioppilastutkintolautakunta

Jos alle 18-vuotias oppilas siirtyy toisen opetuksen tai koulutuksen järjestäjän perusopetuslain, lukiolain (629/1998) tai ammatillisesta koulutuksesta annetun lain (531/2017) mukaisesti järjestämään opetukseen, toimintaan tai koulutukseen, aikaisemman opetuksen järjestäjän on salassapitosäännösten estämättä viipymättä toimitettava oppilaan opetuksen tai koulutuksen järjestämisen kannalta välttämättömät tiedot uudelle opetuksen tai koulutuksen järjestäjälle. Vastaavat tiedot voidaan antaa myös uuden opetuksen tai koulutuksen järjestäjän pyynnöstä. (11.8.2017/533) (Perusopetuslaki 40 § 4 mom).

Henkilötietojen luovutus

Tietoja luovutetaan säännönmukaisesti

Luovutus, mihin

KOSKI-palvelu
- Tiedot kerätään suoraan opetuksenjärjestäjän oppilasrekisteristä (Laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä 884/2017)
- Lisätietoja: https://opintopolku.fi/konfo/fi/sivu/koski-palvelun-tietosuojaseloste

Opiskelijavalintarekisteri
- Tiedot kerätään suoraan opetuksenjärjestäjän oppilasrekisteristä (Laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä 884/2017)
- Lisätietoja: https://opintopolku.fi/konfo/fi/sivu/opiskelijavalintarekisterin-tietos…

Oppivelvollisuusrekisteri
- Tiedot kerätään suoraan opetuksenjärjestäjän oppilasrekisteristä (Laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä 884/2017)
- Lisätietoja: https://opintopolku.fi/konfo/fi/sivu/oppivelvollisuusrekisterin-tietosu…

Aura, oppilashuollon asiakastietojärjestelmä
- oppilaan ja huoltajan yhteystiedot
- koulun tiedot

Primus ja Google Workspace -järjestelmien välillä tiedonsiirto tapahtuu Nomen-järjestelmällä
- Etunimi, sukunimi, rooli, kouluID, PrimusID

Primus ja Wilmoittaja järjestelmien välillä tapahtuu tiedonsiirto
- poissaolojen määrä

Kuljetuspalveluiden järjestäminen
- Henkilötietoja luovutetaan kuljetuspalveluita järjestävän tahon haltuun

Luovutus, tiedot

KOSKI-palvelu
- Lisätietoja: https://opintopolku.fi/konfo/fi/sivu/koski-palvelun-tietosuojaseloste

Opiskelijavalintarekisteri
- Lisätietoja: https://opintopolku.fi/konfo/fi/sivu/opiskelijavalintarekisterin-tietos…

Oppivelvollisuusrekisteri
- Lisätietoja: https://opintopolku.fi/konfo/fi/sivu/oppivelvollisuusrekisterin-tietosu…

Aura, oppilashuollon asiakastietojärjestelmä
- oppilaan ja huoltajan yhteystiedot
- koulun tiedot

Google Workspace for Education
- Etunimi, sukunimi, rooli, kouluID, PrimusID

Primus ja Wilmoittaja
- oppilaan nimi ja luokka ja poissaolojen määrä

Kuljetuspalveluiden järjestäminen
- huoltajan yhteystiedot ja huoltajan suostumuksella terveyteen liittyviä tietoja, jota kuljettajan on tarpeellista tietää (esim. jalka murtunut ja käyttää keppejä)

Luovutus, peruste

- Perusopetuslaki 628/1998
- Lukiolaki 714/2018
- Laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä 884/2017

Luovutus, luovutustapa

Sähköinen

Henkilötietojen luovutus EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Rekisterin tekniset suojaukset

Perusopetuksen ja lukion oppilastietorekisterin järjestelmätoimittajat huolehtivat tietojen teknisestä suojauksesta. Järjestelmätoimittaja ylläpitää järjestelmää sekä huolehtii järjestelmän tietojen varmuuskopioinnista säännöllisesti. Henkilörekisteri toimii Saas-palveluna ja sijaitsee järjestelmätoimittajan palvelinympäristössä.

Rekisterin toiminnalliset suojaukset

Käyttöoikeus on vain niillä koulun hallinto- ja opetushenkilöillä, joiden työtehtävien hoitaminen sitä edellyttää. Lisäksi kukin käyttäjä kuuluu sellaiseen käyttäjäryhmään, että hän pääsee käyttämään vain niitä tietoja, jotka ovat hänen työnsä kannalta oleellisia. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus.

Henkilötietojen säilyttämisaika ja peruste

Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan kaupungin tiedonhallintasuunnitelmia ja tiedonohjaussuunnitelmaa ja lainsäädännön velvoittamia tietojen säilytysaikoja. Pysyvästi säilytetään oppilaskortin tiedot: oppilaan perustiedot sekä päättöarvosanat (Kansallisarkiston päätös KA/321/43/03).

Henkilörekisteriseloste laadittu 24.5.2018

Henkilörekisteriseloste päivitetty 28.2.2024