Tietosuojaseloste perusopetuksen ja lukion opetuksen ohjelmat ja sähköiset ympäristöt

Raision kaupunki
Seloste henkilötietojen käsittelystä

Tietosuoja-asetus 13 ja 14 artikla

Toimiala

Sivistys- ja vapaa-aikatoimiala

Palvelualue

Perusopetus ja lukio

Rekisterinpitäjä

Sivistyslautakunta

Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Raision kaupunki, PL 100, (Nallinkatu 2), 21201 Raisio, puh. +358 2 434 3111, kirjaamo(at)raisio.fi

Rekisterinpitäjän edustaja

Sivistysjohtaja

Rekisteriasioita hoitavan henkilön nimi

Digipedagoginen asiantuntija

Rekisteriasioita hoitavan henkilön yhteystiedot

Raision kaupunki, PL 100, (Nallinkatu 2), 21201 Raisio, puh. +358 2 434 3111, kirjaamo(at)raisio.fi

Tietosuojavastaava

Raision kaupungin tietosuojavastaava

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Tietosuojavastaava, Raision kaupunki / Konsernipalveluyksikkö, PL 100, 21201 Raisio, kirjaamo(at)raisio.fi

Rekisterin muoto

Sähköinen

Oikeusperuste

Suostumus

Lakiperuste

Rekisterin käyttötarkoitus

Sähköiset ohjelmat ja työskentely-ympäristöt, joita käytetään perusopetuslain, lukiolain ja oppivelvollisuuslain mukaisen opetuksen järjestämiseen. Sähköiset ohjelmat ja työskentely-ympäristöt ovat sähköisiä työvälineitä opiskeluun, sisältöjen tuottamiseen, käyttäjien väliseen vuorovaikutukseen ja viestintään sekä sisältöjen julkisuuden hallintaan.

Henkilötietoja käytetään käyttäjän tunnistamiseen ja käyttöoikeuksien hallintaan, käyttäjien välisen viestinnän ja vuorovaikutuksen mahdollistamiseen sekä oppimiseen, oppimisen ohjaukseen ja opintosuoritusten palautteeseen.

Google Workspace for Education
Google Workspace for Education -palvelun hyödyntäminen opetuksen järjestämisessä. Järjestelmä tarjoaa erilaisia työkaluja oppimisen tueksi, esim. sähköposti, tuottavuustyökalut, laitehallinta, yhteistyötyökalut sekä Chromebook-laitteiden haltijatietojen ylläpito ja hallinta.
Lisätietoja: https://workspace.google.com/terms/education_privacy.html#privacy-polic…

Moodle
Henkilötietoja käytetään käyttäjähallintaan, sekä oppisuoritusten linkitykseen oikeille henkilöille (identifiointiin).

NäppisTaituri
NäppisTaiturin avulla oppilaat oppivat kirjoittamaan sujuvasti näppäimistöllä.
Lisätietoja: https://www.nappistaituri.fi/tietosuojaseloste.html

Otava
Otavan digitaalisia oppimateriaaleja opetuksen järjestämiseen.
Lisätietoja:
https://otava.fi/tietosuojaseloste/
https://otava.fi/wp-content/uploads/2022/11/lisays-tietosuojaselosteese…

Sanoma Pro
Sanoma Pron digitaalisia oppimistuotteita käytetään opetuksen järjestämisessä: sähköiset oppimisympäristöt ja -alustat, digitaaliset harjoitus- ja pelisovellukset ja muut digitaaliset sovellukset.
Lisätietoja: https://www.sanomapro.fi/tietosuojalauseke/

Studeo
Studeo on verkkopalvelu, joka tarjoaa oppimisympäristön ja sähköisiä oppimateriaaleja opettajien ja oppilaiden käyttöön.
Lisätietoja: https://www.studeo.fi/tietosuojaseloste/

ViLLE
ViLLE-palvelu on tehtäväpohjainen oppimisympäristö, joka sisältää kymmeniä erilaisia oppimiseen kehitettyjä tehtävätyyppejä ja sitä käytetään opetuksen järjestämisessä.
Lisätietoja: https://www.oppimisanalytiikka.fi/tietosuojaseloste/

Rekisterin tietosisältö

Google Workspace for Education
- Oppilaat ja opiskelijat: sähköpostiosoite, käyttäjätunnus, käyttöoikeudet, koulu, etunimi, sukunimi, luokka. Kaikki tiedot, jotka toimitetaan, säilötään, lähetetään tai vastaanotetaan Google Workspace for Education työkaluilla.
- Opettajat, rehtorit, koulusihteerit, koulunkäynninohjaajat: sähköpostiosoite, käyttäjätunnus, käyttöoikeudet, koulu, etunimi, sukunimi. Kaikki tiedot, jotka toimitetaan, säilötään, lähetetään tai vastaanotetaan Google Workspace for Education työkaluilla.
- Opetustoimen hallinnon työntekijät, varhaiskasvatuksen opettajat ja henkilöstö, ICT-ylläpidon henkilöstö: sähköpostiosoite, käyttäjätunnus, käyttöoikeudet, organisaatioyksikkö, etunimi, sukunimi.
- Järjestelmä kerää automaattisesti lokia käyttäjän toiminnasta järjestelmässä. Lokitietoihin on pääsy vain järjestelmän ylläpitäjillä.

Moodle
Henkilön nimi, käyttäjätunnus, sähköpostiosoite, paikkakunta, kurssitiedot, käyttötilastot, edistymistiedot

NäppisTaituri
Etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite, koulu, rooli, käyttäjätunnus ja salasana, edistymistiedot, tieto opetusryhmästä

Otava
Etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite, rooli, edistymistiedot, tieto opetusryhmästä
Lisätietoja: https://otava.fi/tietosuojaseloste/

Sanoma Pro
Etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite, koulu, käyttäjätunnus ja salasana, rooli, tieto opetusryhmästä, oppijanumero

Studeo
Etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite, koulu, rooli, käyttäjätunnus ja salasana, edistymistiedot, käyttäjien tuottamaa sisältöä, mahdollisesti profiilikuva

ViLLE
Etunimi, sukunimi, käyttäjätunnus ja salasana, sähköpostiosoite, koulu, edistymistiedot, opiskelijanumero tai muu tunnus. Edistymistiedosta muodostetaan oppimisanalytiikkaa kurssin opettajalle.

Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan käyttäjiltä tai perusopetuksen ja lukion oppilastietorekisteristä Nomen -järjestelmän avulla. Moodleen tiedot saadaan oppilaan Googlen edu.raisio.fi-tililtä.

Henkilötietojen luovutus

Tietoja luovutetaan säännönmukaisesti

Luovutus, mihin

Google Workspace for Education
Tietoja siirtyy Googlen toimittamaan järjestelmään. Joissain tapauksissa tietoja voi siirtyä EU:n tai ETAn ulkopuolelle Euroopan komission hyväksymien vakiosopimuslausekkeiden mukaisesti.

NäppisTaituri
Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille, mutta omat palveluntarjoajat voivat tarvittaessa käsitellä tietoja.
Käyttämät palveluntarjoajat saattavat siirtää tietoja EU- / ETA-alueen ulkopuolelle. NäppisTaituri on varmistanut , että kaikki EU- / ETA-alueen ulkopuolisiin maihin henkilötietoja siirtävät tahot noudattavat tietosuojalainsäädäntöä.
https://www.nappistaituri.fi/tietosuojaseloste.html

Henkilötietoja käsittelee NäppisTaiturin lisäksi muutkin henkilötietojen käsittelijätahot, joista NäppisTaituri on varmistanut, että kaikki henkilötietoja käsittelevät tahot noudattavat tietosuojalainsäädäntöä. Palveluntarjoajat:

- Infrastruktuuri: Velia, Microsoft Azure, Google, Cloudflare, AWS
- Järjestelmänhallinta: GoToAdmins
- Asiakkuudenhallinta ja viestintä: Zoho, Postmark, Proposify, Twilio, Activecampaign, Pandadoc
- Maksunvälitys ja laskutus: ShareIt, Fastspring, Microsoft, TietoAkseli, Accountor
- Integraatiot: Zapier, Cazoomi

Otava
Otava ei pääsääntöisesti luovuta, myy tai muuten paljasta henkilötietoja Otava-konsernin ulkopuolisille kolmansille osapuolille. Luovutuksia voidaan kuitenkin tehdä, lisätietoja: https://otava.fi/tietosuojaseloste/

Otava ei luovuta oppilaiden tai opettajien henkilötietoja eteenpäin niin, että tämä voi käyttää tietoja omiin tarkoituksiinsa (jolloin vastaanottajasta tulee uusi rekisterinpitäjä).

Lisätietoja: https://otava.fi/wp-content/uploads/2022/11/lisays-tietosuojaselosteese…

Sanoma Pro
Sanoma Pro voi käyttää kolmansia osapuolia ja alihankkijoita käsittelemään tietoja puolestaan esimerkiksi tekniseen kehitykseen, asiakaspalvelun toteuttamiseen ja markkinointikampanjoihin.

Alle 15-vuotiaille käyttäjille Sanoma Pro ei lähetä kaupallista viestintää tai uutiskirjeitä. Opettajille sekä yli 15-vuotiaille asiakkaille, jotka ovat tilanneet tuotteita yksityishenkilönä, voidaan lähettää markkinointia ajankohtaisista asioista, kutsuja tilaisuuksiin, pyyntöjä osallistua tutkimuksiin ja tuoteinformaatiota. Suoramarkkinoinnista on aina mahdollista kieltäytyä.

Lisätietoja: https://www.sanomapro.fi/tietosuojalauseke/

Studeo
Studeo voi siirtää henkilötietoja yhteistyökumppaneille ja alihankkijoille. Tällä hetkellä yhteistyökumppaneitamme ovat:
● Dropbox, Inc.;
● Google LLC;
● Intercom, Inc.;
● Planeetta Internet Oy;
● Rocket Science Group;
● Töölön tilitoimisto;
● Zoho Corporation;
● Eficode Oy;
● Lyyti Oy;
● Slack Technologies

Luovutus, peruste

Google Workspace for Education
Henkilötietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Siirtoperuste:
EU komission hyväksymät mallisopimuslausekkeet: https://gsuite.google.com/terms/mcc_terms.html
sekä Googlen lisäsopimuslauseke: https://gsuite.google.com/terms/dpa_terms.html

Sanoma Pro
Sanoma ei siirrä henkilötietoja ETA:n ulkopuolisiin maahan tai käsittele henkilötietoja ETA:n ulkopuolisissa maissa, jollei asiakas ole antanut tällaiselle siirrolle suostumustaan.

Studeo
Studeo siirtää kaikissa tilanteissa henkilötietojasi EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ainoastaan jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella:

- Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso;
- Stude on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita. Käyttäjällä on oikeus saada jäljennös kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla Studeoon yhteyttä Yhteydenotot-kohdassa kuvatun mukaisesti; tai
- käyttäjä on antanut nimenomaisen suostumuksen henkilötietojen siirtämiselle, tai henkilötietojen siirtämiselle EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle on olemassa muu lainmukainen peruste.

Otava
Kaikki Otava-konsernin yhtiöt ovat suomalaisia ja Suomeen sijoittautuneita yhtiöitä. Lähtökohtaisesti Otava käsittelee henkilötietoja Euroopan unionin sisällä. Otava saattaa kuitenkin joissain tapauksissa palveluja tarjotessaan ja niitä suunnitellessaan käyttää eri puolilla maailmaa sijaitsevia resursseja ja palvelimia sekä tehdä yhteistyötä kolmansissa maissa sijaitsevien tahojen kanssa. Tällöin Otava saattaa siirtää henkilötietoja palvelujen käyttömaan ulkopuolelle ja mahdollisesti myös EU-alueen ulkopuolisiin maihin, joiden tietosuojalainsäädäntö on erilainen. Näissä tapauksissa Otava varmistaa, että tietojen siirrolle on olemassa eurooppalaisen tietosuojalainsäädännön mukainen oikeusperusta ja että käyttäjän henkilötiedot suojataan esimerkiksi siirtämällä tietoja vastaavuuspäätöksen perusteella, käyttämällä vakiolausekkeita ja/tai edellyttämällä asianmukaisten teknisten ja muiden tietosuojatoimien noudattamista.

Luovutus, luovutustapa

Sähköinen

Henkilötietojen luovutus EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja luovutetaan säännönmukaisesti EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Rekisterin tekniset suojaukset

Google Workspace for Education, NäppisTaituri, Otava, Sanoma Pro, Studeo ja ViLLE

Järjestelmätoimittaja huolehtii tietojen teknisestä suojauksesta. Järjestelmätoimittaja ylläpitää järjestelmää sekä huolehtii järjestelmän tietojen varmuuskopioinnista säännöllisesti. Henkilörekisteri toimii Saas-palveluna ja
sijaitsee järjestelmätoimittajan palvelinympäristössä.

Moodle

Henkilörekisteri sijaitsee Raision kaupungin palvelinympäristössä, jonka fyysinen hallinnointi on ulkoistettu Kuntien Tiera Oy:lle. Palvelinympäristö ja päätelaitteet ovat osa Raision kaupungin tietoverkkoa, joka on suojattu palomuurilla, keskitetyllä haittaohjelmien torjunnalla sekä keskitetyllä käyttäjätunnistuksella. Raision kaupungin tietoverkko on sisäisesti jaoteltu siten, että tietoliikenneyhteyden muodostaminen henkilörekisteriin on mahdollista vain henkilörekisteriä käyttävien toimialueiden päätelaitteista. Palvelinympäristöstä otetaan säännöllisesti varmuuskopio.

Rekisterin toiminnalliset suojaukset

Järjestelmää käyttävät vain sellaiset henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä hoitoon. Järjestelmän käyttäjillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Pääsy salassa pidettäviin tietoihin on rajattu käyttöoikeuksin. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistuu käyttäjätunnus. Tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja henkilökuntaa sitoo vaitiolovelvollisuus. Käyttäjiä koulutetaan ja ohjeistetaan säännöllisesti.

Henkilötietojen säilyttämisaika ja peruste

Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan kaupungin tiedonhallintasuunnitelmia ja tiedonohjaussuunnitelmaa ja lainsäädännön velvoittamia tietojen säilytysaikoja. Tiedot poistetaan oppivelvollisuuden päätyttyä tai oppilaan erottua koulusta. Tietoja säilytetään asiasta riippuen 1-6 vuotta.

Henkilörekisteriseloste laadittu 18.4.2023