Tietosuojaseloste palkka- ja henkilöstöhallinnon henkilörekisteri

Raision kaupunki
Seloste henkilötietojen käsittelystä

Tietosuoja-asetus 13 ja 14 artikla

Toimiala

Konsernipalveluyksikkö

Palvelualue 

Henkilöstöpalvelut

Rekisterinpitäjä

Kaupunginhallitus

Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Raision kaupunki, PL 100, (Nallinkatu 2), 21201 Raisio, puh. +358 2 434 3111, kirjaamo(at)raisio.fi

Rekisterinpitäjän edustaja

Kaupunginjohtaja

Rekisteriasioita hoitavan henkilön nimi

Henkilöstöasiantuntija ja palkkasihteeri

Rekisteriasioita hoitavan henkilön yhteystiedot

Raision kaupunki, PL 100, (Nallinkatu 2), 21201 Raisio, puh. +358 2 434 3111, kirjaamo(at)raisio.fi

Tietosuojavastaava

Raision kaupungin tietosuojavastaava

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Tietosuojavastaava, Raision kaupunki / Konsernipalveluyksikkö, PL 100, 21201 Raisio, kirjaamo(at)raisio.fi

Rekisterin muoto

Sähköinen ja manuaalinen

Oikeusperuste

Lakiperuste

Rekisterin käyttötarkoitus

Henkilötietoja käsitellään kunnan työnantajavelvoitteiden täyttämiseksi ja kunnan viranhaltijoiden, työntekijöiden ja luottamushenkilöiden oikeuksien toteuttamiseksi. Palkanmaksatus ja palkanlaskentatietojen vastaanottaminen ja välittäminen eri sidosryhmille. Luottamustoimea koskevien luottamustoimipalkkioiden, ansionmenetyskorvausten ja muiden korvausten maksaminen. Matkalaskujen vastaanottaminen ja maksatus. Merkkipäiväsäännön mukaiset muistamiset. Henkilöstön työkyvyn tukeminen.

Henkilöstö-, palkka- ja palvelussuhdeasioiden suunnittelu, hoito, seuranta ja tilastointi sekä työnantajan lakisääteisten tehtävien ja velvoitteiden täyttäminen.

Henkilöstön kehityskeskustelut, perehdyttämissuunnitelma, varhaisen tuen tiedot, taustatiedot uudelleen sijoitustilanteessa sekä koulutustiedot.

Rekisterin tietosisältö

Palvelussuhteessa olevat palkansaajat, luottamushenkilöt ja muut palkkionsaajat:

Henkilöiden yksilöintitiedot:
- nimi
- henkilötunnus
- sukupuoli
- kansalaisuus
- kotiosoite
- puhelinnumero
- sähköpostiosoite
- tilinumero
- verotustiedot

Palvelussuhdetiedot:
- palkkaa ja palkkiota ja niistä tehtäviä vähennyksiä koskevat tiedot
- työnantajan tilityksiä ja maksuja koskevat tiedot
- työajat
- lomat
- poissaolot
- työsopimukset ja viranhoitomääräykset
- eläketiedot
- ay-tiedot
- ulosottotiedot
- työhistoria
- työmatkustukseen ja kuluihin liittyvät matka-, kulu- ja ajotiedot

Merkkipäivähuomionosoitukset:
- nimi
- nimike
- toimielin
- tiedot muistamisesta: pvm ja miksi ja millä tavalla on muistettu

Kehityskeskustelu (yksilö- ja ryhmäkeskustelut):
- Työnkuva
- Menneen vuoden arviointi 
- Tulevan kauden näkymät 
- Palaute 
- Kehityskeskustelun yhteenveto

Koulutustiedot:
- koulutustarpeet
- sisäiset koulutukset: päivämäärä, koulutuksen nimi, järjestäjä/paikka, paikka/linkki, kesto ja ilmoita
- koulutusrekisteri: koulutuksen/tutkinnon nimi, koulutuslaji, koulutuksen järjestäjä, paikkakunta, maa, koulutusalue, koulutuksen hinta, pätevyysvoimassa voimassa (pvm), ajankohta koulutus alkoi pvm ja koulutus päättyi pvm, koulutuksen kesto, koulutuksen kuvaus ja/tai kopioi koulutuksen ohjelma.
- hakemus ulkoiseen koulutukseen: koulutuksen nimi, koulutusyritys, paikkakunta, maa, koulutusalue, koulutus alkaa pvm ja koulutus loppuu pvm, ilmoittautuminen loppuu pvm, koulutuksen kesto, koulutukseen kuluva työaika, pätevyys voimassa (pvm), koulutuksen kustannukset, liitetiedostot, lisätiedot ja muita tietoja

Perehdyttämissuunnitelma
- Työyksikkö
- Työsuhteen alkamispäivä
- Perehdyttämisen tavoitteet
- Muu perehdyttäjä/muut perehdyttäjät ja vastuualueet perehdytyksessä

Raportit
- koulutusrekisteri
- tulevat koulutukset
- yksilökeskustelut - seuranta
- materiaalipankki

Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

- Rekisteröity luovuttaa itseään koskevat tiedot
- Henkilön esihenkilö tai muu henkilön palvelussuhteen liittyviä asioita hoitava henkilö
- Viranhaltijoiden ja toimielinten päätökset
- Työterveyshuolto ja muut mahdolliset henkilön käyttämät terveys- ja sairaanhoitopalvelujen tuottajat
- Verohallinto (verokorttitietojen sähköinen siirto)
- Kansaneläkelaitos
- Keva
- Muut viranomaiset

Henkilötietojen luovutus

Tietoja luovutetaan säännönmukaisesti

Luovutus, mihin

Henkilötietoja luovutetaan seuraavasti:

- palkka- ja palvelussuhdetiedot tulorekisteriin, josta tietoa käyttävät eri toimijat, mm. eläkevakuutusyhtiö, Kela ja työllisyysrahasto
- verokorttipyynnöt verottajalle
- ay-jäsenmaksujen ilmoitus ammattiyhdistyksille
- tilastotiedot tilastokeskukselle
- kaupungin pääluottamusmiehille luovutetaan edustamiensa jäsenten palkkatiedot
- puolueverotiedot toimitetaan puolueen yhteishenkilölle
- palkanmaksutiedot pankeille
- tietojen siirto henkilöiden etuuksien hoitamiseksi työterveyshuoltoon
- Kunta 10 -tutkimus ja muut tutkimukset
- ELY-keskus/TE-toimisto ja ulosottoviranomainen sekä muut lakisääteiset luovutukset

Luovutus, tiedot

Kunta 10-tutkimus:
- työ- ja virkasuhteet sekä niiden keskeytykset
- henkilötunnus
- ammatti
- palvelussuhteen luonne
- vakanssin laji
- osa-aikaisuudenaste
- toimipaikka/kustannuspaikka
- työsuhteen alku- ja loppupvm

Työterveyshuolto:
- henkilöstön tiedot (nimi, henkilötunnus, osoite, ammattinimike ja työyksikkö) luovutetaan säännöllisesti työterveyshuollon palvelujen tuottamista varten

Muut tietojen luovutuksen tiedot toimitetaan lakisääteisten vaatimusten mukaisesti tai tutkimusluvan mukaan.

Luovutus, peruste

Lainsäädännön tai tutkimusluvan perusteella.

Luovutus, luovutustapa

Sähköinen

Henkilötietojen luovutus EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Rekisterin tekniset suojaukset

Palkka- ja henkilöstöhallinnon henkilörekisterin järjestelmätoimittaja huolehtii tietojen teknisestä suojauksesta. Järjestelmätoimittaja ylläpitää järjestelmää sekä huolehtii järjestelmän tietojen varmuuskopioinnista säännöllisesti. Henkilörekisteri toimii Saas-palveluna ja sijaitsee järjestelmätoimittajan palvelinympäristössä.

Merkkipäivähuomionosoituksin liittyvä palkka- ja henkilöstöhallinnon henkilörekisteri sijaitsee Raision kaupungin palvelinympäristössä, jonka fyysinen hallinnointi on ulkoistettu Kuntien Tiera Oy:lle. Palvelinympäristö ja päätelaitteet ovat osa Raision kaupungin tietoverkkoa, joka on suojattu palomuurilla, keskitetyllä haittaohjelmien torjunnalla sekä keskitetyllä käyttäjätunnistuksella. Raision kaupungin tietoverkko on sisäisesti jaoteltu siten, että tietoliikenneyhteyden muodostaminen henkilörekisteriin on mahdollista vain henkilörekisteriä käyttävien toimialueiden päätelaitteista. Palvelinympäristöstä otetaan säännöllisesti varmuuskopio.

Paperisena säilytettävät asiakirjat säilytetään lukitussa tilassa.

Rekisterin toiminnalliset suojaukset

Järjestelmää käyttävät vain sellaiset henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä hoitoon. Järjestelmän käyttäjillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Pääsy salassa pidettäviin tietoihin on rajattu käyttöoikeuksin. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistuu käyttäjätunnus. Tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja henkilökuntaa sitoo vaitiolovelvollisuus. Käyttäjiä koulutetaan ja ohjeistetaan säännöllisesti.

Henkilötietojen säilyttämisaika ja peruste

Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan kaupungin tiedonhallintasuunnitelmia ja tiedonohjaussuunnitelmaa ja lainsäädännön velvoittamia tietojen säilytysaikoja. Tietoja säilytetään asiasta riippuen 2-50 vuotta.

Henkilörekisteriseloste laadittu 24.5.2018

Henkilörekisteriseloste päivitetty 18.3.2024