Tietosuojaseloste oppivelvollisuuden valtakunnallinen oppivelvollisuusrekisteri

Raision kaupunki
Seloste henkilötietojen käsittelystä

Tietosuoja-asetus 13 ja 14 artikla

Toimiala

Sivistys- ja vapaa-aikatoimiala

Palvelualue 

Perusopetus ja lukio

Rekisterinpitäjä

Yhteisrekisterinpitäjinä: Raision kaupunki ja Opetushallitus

Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Opetushallitus. PL 380 (Hakaniemenranta 6)0, 00531 Helsinki, puh. 029 533 1000 (keskus), kirjaamo(at)oph.fi Raision kaupunki, PL 100 (Nallinkatu 2), 21201 Raisio, puh. +358 2 434 3111, kirjaamo(at)raisio.fi

Rekisterinpitäjän edustaja

Opetushallitus: yksikön päällikkö Jukka Kohtanen. Raision kaupunki: sivistysjohtaja.

Rekisteriasioita hoitavan henkilön nimi

Sivistysjohtaja

Rekisteriasioita hoitavan henkilön yhteystiedot

Raision kaupunki, PL 100 (Nallinkatu 2), 21201 Raisio, puh. +358 2 434 3111, kirjaamo(at)raisio.fi

Tietosuojavastaava

Opetushallitus tietosuojavastaava Jyrki Tuohela ja Raision kaupungin tietosuojavastaava

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Opetushallitus, PL 380 (Hakaniemenranta 6), 00531 Helsinki, tietosuoja(at)oph.fi, puhelin 029 533 1000 (vaihde) Raision kaupunki, Konsernipalveluyksikkö, Tietosuojavastaava, PL 100 (Nallinkatu 2), 21201 Raisio, kirjaamo(at)raisio.fi

Linkki ulkoiseen dokumentaatioon

Oppivelvollisuusrekisterin tietosuojaseloste kokonaisuudessaan

Rekisterin muoto

Sähköinen

Oikeusperuste

Lakiperuste

Rekisterin käyttötarkoitus

Oppivelvollisuusrekisteriin tallennettuja tietoja käytetään opetuksen ja koulutuksen järjestäjille ja oppilaitoksen ylläpitäjille sekä kunnille oppivelvollisuuslaissa säädetyn ohjaus- ja valvontavastuun toteuttamiseen sekä maksuttoman koulutuksen toteuttamiseen.

Tietoja voidaan käyttää myös muiden viranomaisten hoitaessa sellaisia lakisääteisiä tehtäviä, joissa tarvitaan rekisteriin tallennettuja tietoja. Rekisteriin tallennettuja tietoja voidaan käyttää lisäksi koulutuksen arvioinnissa, tilastoinnissa ja seurannassa.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin on alettu tallentamaan tietoja oppijoista ja opiskeluoikeuksista 1.1.2021 alkaen. Rekisteriin tallennetaan tietoja vain oppivelvollisista, jotka kuuluvat laajennetun oppivelvollisuuden piiriin.

Oppivelvollisuusrekisteri sisältää tiedot henkilön oppivelvollisuuden suorittamisen alkamisesta, keskeyttämisestä ja päättymisestä sekä tiedon oppivelvollisuuslaissa säädetyllä tavalla ohjaus- ja valvontavastuussa olevasta tahosta.
Rekisteriin tallennetaan tieto oppivelvollisuuslain 7 §:ssä tarkoitetusta oppivelvollisuuden suorittamisen keskeyttämisestä ja sen kestosta.

Rekisteriin tallennetaan tieto kunnasta, jolle on tehty oppivelvollisuuslain 7 §:n 4 momentissa, 11 §:n 4 momentissa tai 13 §:n 1 momentissa tarkoitettu ilmoitus.

Rekisteriin tallennetaan lisäksi henkilön nimi ja oppijanumero.

Henkilötietoryhmät

Ryhmä 1: Oppijat
Opetushallituksen ylläpitämän oppijanumerorekisterin kautta yhdistettävät rekisteröidyn henkilötiedot:

- nimi, oppijanumero ja henkilötunnus tai muu vastaava yksilöintitieto, kotikunta ja väestötietojärjestelmästä saatavat yhteystiedot.

Opetushallituksen ylläpitämän Opetuksen ja koulutuksen valtakunnallisen tietovarannon kautta yhdistettävät rekisteröidyn opiskeluoikeustiedot:

- Tieto siitä, onko oppivelvollinen suorittamassa oppivelvollisuuttaan
- Tieto siitä, milloin oppivelvollisen oppivelvollisuus päättyy
- Oppijaan ja opiskeluun liitetty oppilaitos, oppijan opiskeluoikeuden tunnistetiedot (opiskeluoikeuden tyyppi)
- Tieto oppijan oppivelvollisuuskoulutukseksi laskettavista opiskeluoikeuksista (opiskeluoikeuden alkamispäivä sekä onko opiskeluoikeus voimassa, väliaikaisesti keskeytetty vai päättynyt).

Muuten kerätyt tai muualta saadut henkilötiedot:
- Tieto oppivelvollisuuden suorittamisen keskeyttämisestä (aikajakso tai alkamispäivä)
- Tieto siitä, mihin asti oppijan oppivelvollisuus on voimassa
- Tieto jos oppivelvollinen hakenut opiskelemaan yhteishaun ulkopuolella
- Tieto oppivelvollisen oppijan yhteydenottokielestä
- Tiedot oppivelvollisen oppijan tarpeellisista yhteystiedoista (maa, puhelin, osoite, sähköposti)

Erityisiä henkilötietoja ei käsitellä. Julkisuuslain 24 §:n mukaisia salassa pidettäviä henkilötietoja ei käsitellä.

Ryhmä 2: Opetushallituksen tai koulutuksen järjestäjän virkamiehet ja työntekijät
Opetushallituksen ylläpitämän oppijanumerorekisterin kautta yhdistettävät rekisteröidyn henkilötiedot:
- nimi, oppijaoid

Opetushallituksen ylläpitämän käyttöoikeuspalvelun kautta yhdistettävät rekisteröidyn henkilötiedot:
- Virkailijan oppilaitos/koulutustoimija
- Rekisteröidyltä itseltään kerättävät henkilötiedot:
- Tarpeelliset yhteystiedot (puhelinnumero, sähköposti)

Erityisiä henkilötietoja ei käsitellä. Julkisuuslain 24 §:n mukaisia salassa pidettäviä henkilötietoja ei käsitellä.

Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot saadaan lain perusteella (laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä 884/2017) seuraavista rekistereistä ja tietovarannoista:
- oppijanumerorekisteri, jonka rekisterinpitäjänä toimii Opetushallitus
- Opetuksen ja koulutuksen valtakunnallinen tietovaranto, jonka tietosisältö tulee opetuksen ja koulutuksen järjestäjien omista rekistereistä. Opetuksen ja koulutuksen järjestäjät toimivat edelleen rekisterinpitäjinä omien tietojensa osalta.

Henkilötietojen luovutus

Tietoja luovutetaan säännönmukaisesti

Luovutus, mihin

Rekisteristä tietoja voidaan luovuttaa viranomaiselle, jolla lain säännöksen tai laissa säädetyn tehtävänsä perusteella on oikeus saada rekisteriin sisältyviä tietoja opetuksen tai koulutuksen järjestäjältä, oppilaitoksen ylläpitäjällä tai kunnalta. Salassa pidettäviä tietoja voidaan kuitenkin luovuttaa vain, jos tiedon antamisesta tai oikeudesta tiedon saamiseen laissa erikseen nimenomaisesti säädetään.

Opetushallitus voi tuottaa rekisteristä opetuksen ja koulutuksen arvioinnin, tutkimuksen, kehittämisen, tilastoinnin ja muun seurannan sekä ohjauksen ja rahoituksen edellyttämiä tietoaineistoja.

Oppivelvollisuusrekisterin kautta tietoja ei luovuteta suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten.

Luovutus, tiedot

Lisätietoja:
https://opintopolku.fi/konfo/fi/sivu/oppivelvollisuusrekisterin-tietosuojaseloste

Luovutus, peruste

Lisätietoja:

https://opintopolku.fi/konfo/fi/sivu/oppivelvollisuusrekisterin-tietosuojaseloste

Luovutus, luovutustapa

Sähköinen

Henkilötietojen luovutus EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Rekisterin tekniset suojaukset

Oppivelvollisuuden valtakunnallisen oppivelvollisuusrekisterin järjestelmätoimittaja huolehtii tietojen teknisestä suojauksesta. Järjestelmätoimittaja ylläpitää järjestelmää sekä huolehtii järjestelmän tietojen varmuuskopioinnista säännöllisesti. Henkilörekisteri toimii Saas-palveluna ja sijaitsee järjestelmätoimittajan palvelinympäristössä.

Rekisterin toiminnalliset suojaukset

Järjestelmää käyttävät vain sellaiset henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä hoitoon. Järjestelmän käyttäjillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Pääsy salassa pidettäviin tietoihin on rajattu käyttöoikeuksin. Käyttöoikeus on enintään vuoden voimassa, jonka jälkeen käyttöoikeutta haetaan uudestaan tarpeen mukaan. Tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja henkilökuntaa sitoo vaitiolovelvollisuus. Käyttäjiä koulutetaan ja ohjeistetaan säännöllisesti.

Henkilötietojen säilyttämisaika ja peruste

Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan kaupungin tiedonhallintasuunnitelmia ja tiedonohjaussuunnitelmaa ja lainsäädännön velvoittamia tietojen säilytysaikoja. Rekisteriin tallennetut tiedot säilytetään viisi vuotta sen jälkeen, kun oikeus oppivelvollisuuslain 16 §:ssä tarkoitettuun maksuttomaan koulutukseen on päättynyt.

Henkilörekisteriseloste laadittu 21.3.2023