Tietosuojaseloste opiskelijavalinnan valtakunnallinen opiskelijavalintarekisteri

Raision kaupunki
Seloste henkilötietojen käsittelystä

Tietosuoja-asetus 13 ja 14 artikla

Toimiala

Sivistys- ja vapaa-aikatoimiala

Palvelualue 

Perusopetus ja lukio

Rekisterinpitäjä

Yhteisrekisterinpitäjinä: Raision kaupunki ja Opetushallitus

Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Opetushallitus. PL 380 (Hakaniemenranta 6)0, 00531 Helsinki, puh. 029 533 1000 (keskus), kirjaamo(at)oph.fi Raision kaupunki, PL 100 (Nallinkatu 2), 21201 Raisio, puh. +358 2 434 3111, kirjaamo(at)raisio.fi

Rekisterinpitäjän edustaja

Opetushallitus: erityisasiantuntija Outi Kivipelto. Raision kaupunki: sivistysjohtaja.

Rekisteriasioita hoitavan henkilön nimi

Sivistysjohtaja

Rekisteriasioita hoitavan henkilön yhteystiedot

Raision kaupunki, PL 100, (Nallinkatu 2), 21201 Raisio, puh. +358 2 434 3111, kirjaamo(at)raisio.fi

Tietosuojavastaava

Opetushallitus tietosuojavastaava Jyrki Tuohela ja Raision kaupungin tietosuojavastaava

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Opetushallitus, PL 380 (Hakaniemenranta 6), 00531 Helsinki, tietosuoja(at)oph.fi, puhelin 029 533 1000 (vaihde) Raision kaupunki, Konsernipalveluyksikkö, Tietosuojavastaava, PL 100 (Nallinkatu 2), 21201 Raisio, kirjaamo(at)raisio.fi'

Linkki ulkoiseen dokumentaatioon

Opiskelijavalintarekisterin tietosuojaseloste kokonaisuudessaan

Rekisterin muoto

Sähköinen

Oikeusperuste

Lakiperuste

Rekisterin käyttötarkoitus

Rekisterien käyttötarkoituksena on:

- opinnoista ja opiskelijavalinnoista tiedottaminen
- koulutukseen hakeutuminen, opiskelijavalinnan ja opiskelupaikan vastaanottamisen järjestäminen sekä koulutukseen hakeutumisen ja opiskelijavalinnan seuraaminen
- opiskelijoiden valintaa, valintojen kehittämistä ja opintojen järjestämistä varten tarpeellisten tietojen antaminen yliopistoille, ammattikorkeakouluille, ammatillisen koulutuksen, lukiokoulutuksen ja perusopetuksen lisäopetuksen järjestäjille sekä tutkintokoulutukseen valmentavan koulutuksen järjestäjille ja vapaan sivistystyön oppilaitosten ylläpitäjille
- koulutusmahdollisuuksista tiedottaminen ilman opiskelupaikkaa jääneille hakijoille
- seuranta- ja arviointitietojen tuottaminen hakijoista ja opiskelijoista
- muut opiskelijoiden valitsemista varten tarpeelliset toiminnot.

Oikeusperusteet: lakisääteinen velvoite (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1c). Käsittely perustuu seuraavaan lainsäädäntöön:

- laki 884/2017, 18 §
- EU:n tietosuoja-asetus 2016/679
- tietosuojalaki (1050/2018)
- laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)
- laki Opetushallituksesta (564/2016)
- laki ammatillisesta koulutuksesta (531/2017)
- lukiolaki (714/2018)
- Valtioneuvoston asetus ammatillisen koulutuksen, lukiokoulutuksen ja perusopetuksen jälkeisen valmistavan koulutuksen hakumenettelystä (294/2014)sekä Valtioneuvoston asetus perusopetuksen jälkeisen koulutuksen valtakunnallisesta hakumenettelystä (834/2021)
- yliopistolaki (558/2009)
- ammattikorkeakoululaki (932/2014)
- Valtioneuvoston asetus korkeakoulujen yhteishausta (289/2019)

Yleinen etu ja julkinen valta (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1e)

Rekisterin tietosisältö

Ryhmä 1: hakijan tiedot
- hakijan nimi, oppijanumero ja henkilötunnus tai muu vastaava yksilöivä tunnistetieto, kansalaisuus, sukupuoli, äidinkieli ja tarpeelliset yhteystiedot
- hakijan aikaisempaa koulutusta ja suoritettuja tutkintoja koskevat tiedot
- koulutukseen hakemista ja valinnan perusteita koskevat tiedot
- valinnan tulosta, opiskelupaikan vastaanottamista ja oppilaitokseen ilmoittautumista koskevat tiedot
- hakijan suostumus henkilötietojen käsittelyyn koulutusta koskevaa suoramarkkinointia varten
- tiedot työkokemuksesta ja harrastustoiminnasta
- hakijan terveydentilaa tai toimintakykyä koskeva tieto, joka tulee huomioida opiskelijavalinnassa
- tieto opiskeluoikeuden peruuttamista koskevasta päätöksestä
- muita osarekisterin käyttötarkoituksen kannalta välttämättömiä tietoja, joilla on merkitystä arvioitaessa hakijoiden soveltuvuutta

Ryhmä 2: Alaikäisen hakijan huoltajan tiedot
- huoltajan nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite

Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

- rekisteröidyn täyttämät hakulomakkeella ja liitteissä ilmoittamat tiedot
- perus- ja lisäopetuksen järjestäjät
- ammatillisen koulutuksen ja lukiokoulutuksen järjestäjät
- yliopistot, ammattikorkeakoulut ja kahden tai useamman korkeakoulun yhteiset rekisterit, jotka on muodostettu opiskelijoiden valintaa varten
- Digi- ja väestötietovirasto (DVV)
- Ylioppilastutkintorekisteri

Henkilötietojen luovutus

Tietoja luovutetaan säännönmukaisesti

Luovutus, mihin

- ammatillisen koulutuksen ja lukiokoulutuksen järjestäjille
- perusopetuksen lisäopetuksen järjestäjille
- tutkintokoulutukseen valmentavan koulutuksen järjestäjille
- vapaan sivistystyön oppilaitosten ylläpitäjille
- yliopistoille, ammattikorkeakouluille ja kahden tai useamman korkeakoulun yhteisiin rekistereihin
- oppivelvollisuuslain 11, 12 ja 14 §:ssä tarkoitetulle ohjaus- ja valvontavastuussa olevalle opetuksen tai koulutuksen järjestäjälle, oppilaitoksen ylläpitäjälle tai kunnalle
- asianomaiselle ministeriölle ja Tilastokeskukselle koulutusjärjestelmän seurantaa koskevien selvitysten laatimista varten
- Kansaneläkelaitokselle opintotukiasioiden, koulumatkatukiasioiden ja kuntoutusasioiden käsittelyä varten (L 65/1994, L 48/1997, L 566/2005)
- Kansaneläkelaitokselle työttömyysetuuden saamisen edellytysten selvittämistä varten (TyöttömyysturvaL 1290/2002)
- Maahanmuuttovirastolle sille ulkomaalaislaissa (301/2004) tai kansalaisuuslaissa (359/2003) säädettyjen tehtävien hoitamista varten (615/2020)

Tietojen siirrot kolmansiin maihin EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta. Poikkeuksena ovat kuitenkin henkilöt, jotka
- suorittavat valintakokeen EU-/ETA-alueen ulkopuolella. Heidän tietojaan voidaan luovuttaa valintakokeen järjestäjälle
- hakevat EU-/ETA-alueen ulkopuolella suoritetulla tutkintotodistuksella. Korkeakoulu voi tarkistaa tutkintotodistuksen antaneesta oppilaitoksesta/korkeakoulusta, että tutkinto on suoritettu siellä.

Luovutus, tiedot

Rekisteröidyn ilmoittamat tiedot työkokemuksesta ja harrastustoiminnasta, opiskelijavalintaan vaikuttavasta terveydentilasta tai toimintakyvystä tai tieto opiskeluoikeuden peruuttamista koskevasta päätöksestä voidaan luovuttaa vain yliopistoille, ammattikorkeakouluille, ammatillisen koulutuksen ja lukiokoulutuksen järjestäjille, perusopetuksen lisäopetuksen järjestäjille, tutkintokoulutukseen valmentavan koulutuksen järjestäjille, vapaan sivistystyön oppilaitosten ylläpitäjille sekä kahden tai useamman korkeakoulun yhteisiin rekistereihin opiskelijoiden valintaa varten.

Luovutus, peruste

Laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä 884/2017, 21 §

Luovutus, luovutustapa

Sähköinen

Henkilötietojen luovutus EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Rekisterin tekniset suojaukset

Opiskelijavalinnan valtakunnallisen opiskelijavalintarekisterin järjestelmätoimittaja huolehtii tietojen teknisestä suojauksesta. Järjestelmätoimittaja ylläpitää järjestelmää sekä huolehtii järjestelmän tietojen varmuuskopioinnista säännöllisesti. Henkilörekisteri toimii Saas-palveluna ja sijaitsee järjestelmätoimittajan palvelinympäristössä.

Rekisterin toiminnalliset suojaukset

Järjestelmää käyttävät vain sellaiset henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä hoitoon. Järjestelmän käyttäjillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Pääsy salassa pidettäviin tietoihin on rajattu käyttöoikeuksin. Käyttöoikeus on enintään vuoden voimassa, jonka jälkeen käyttöoikeutta haetaan uudestaan tarpeen mukaan. Tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja henkilökuntaa sitoo vaitiolovelvollisuus. Käyttäjiä koulutetaan ja ohjeistetaan säännöllisesti.

Henkilötietojen säilyttämisaika ja peruste

Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan kaupungin tiedonhallintasuunnitelmia ja tiedonohjaussuunnitelmaa ja lainsäädännön velvoittamia tietojen säilytysaikoja. Rekisterin tiedot säilytetään viisi vuotta opiskelijavalintapäätöksen tekemisestä lukien. Korkeakoulujen hakurekisteriin sisältyvät opiskelupaikan vastaanottamista koskevat tiedot säilytetään kuitenkin pysyvästi. Oppijanumero säilytetään myös pysyvästi (L 884/2017, 3 §).

Henkilörekisteriseloste laadittu  21.3.2023