Tietosuojaseloste kirjaston kotipalvelun asiakasrekisteri

Raision kaupunki

Seloste henkilötietojen käsittelystä

Tietosuoja-asetus 13 ja 14 artikla

Toimiala

Sivistys- ja vapaa-aikatoimiala

Palvelualue

Kirjasto- ja kulttuuripalvelut

Rekisterinpitäjä

Sivistyslautakunta

Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Raision kaupunki, PL 100, (Nallinkatu 2), 21201 Raisio, puh. +358 2 434 3111, kirjaamo(at)raisio.fi

Rekisterinpitäjän edustaja

Sivistysjohtaja

Rekisteriasioita hoitavan henkilön nimi

Erikoiskirjastonhoitaja

Rekisteriasioita hoitavan henkilön yhteystiedot

Raision kaupunki, Kirjasto, Eeronkuja 2, 21200 Raisio, puh. +358 40 621 3783, kirjaamo(at)raisio.fi

Tietosuojavastaava

Raision kaupungin tietosuojavastaava

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Tietosuojavastaava, Raision kaupunki / Konsernipalveluyksikkö, PL 100, 21201 Raisio, kirjaamo(at)raisio.fi

Rekisterin muoto

Sähköinen ja manuaalinen

Oikeusperuste

Suostumus

Rekisterin käyttötarkoitus

Yleisistä kirjastoista säädetyn lain(1490/2016 mukaisesti kirjastopalvelut huolehtii tieto- ja kulttuurisisältöjen tarjoamista ja niihin liittyvistä hakuvälineistä ja opetuspaveluista ja ylläpitää kirjastoja. Tietoja tallennetaan, jotta asiakkaalle voidaan esitellä ja toimittaa häntä kiinnostavia kirjastoaineistoja ja -palveluita.

Rekisterin tietosisältö

- Asiakkaan tiedot: nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, äidinkieli, kirjastokortin numero.
- Tiedot asiakkaan lainaamasta aineistosta sekä asiakkaan kiinnostuksen kohteista.
- Asiakkaan mahdollisen yhteyshenkilön yhteystiedot.
- Aineiston toimittamisen kannalta olennaiset tiedot.
- Tiedot asiakkaalla lainassa olevista kirjaston laitteista.
- Lupa lähettää tiedotteita postitse tai sähköpostitse.

Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Asiakkaan oma ilmoitus. Asiakas ilmoittaa myös mahdollisen yhteyshenkilönsä tiedot.

Henkilötietojen luovutus

Tietoja luovutetaan säännönmukaisesti

Luovutus, mihin

1) Vaski-kirjastot
2) kuljetuspalvelu

Luovutus, tiedot

1) Osa asiakkaan tiedoista tallennetaan myös Vaski-kirjastojen yhteiseen asiakasrekisteriin.
2) Kirjakassien kuljetusten kannalta oleelliset tiedot luovutetaan kuljetuspalvelulle.

Luovutus, peruste

1) Kirjastot käyttävät rekisteriä lainauksenvalvontaan, perintään ja tilastointiin sekä asiakkaan suostumuksella Turun kulttuuripalvelujen tarjoamiseen ja markkinointiin.
2) Kirjastoaineistojen toimittaminen asiakkaan kotiin.

Luovutus, luovutustapa

Sähköinen

Henkilötietojen luovutus EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Rekisterin tekniset suojaukset

Henkilörekisteri sijaitsee Raision kaupungin palvelinympäristössä, jonka fyysinen hallinnointi on ulkoistettu Kuntien Tiera Oy:lle. Palvelinympäristö ja päätelaitteet ovat osa Raision kaupungin tietoverkkoa, joka on suojattu palomuurilla, keskitetyllä haittaohjelmien torjunnalla sekä keskitetyllä käyttäjätunnistuksella. Raision kaupungin tietoverkko on sisäisesti jaoteltu siten, että tietoliikenneyhteyden muodostaminen henkilörekisteriin on mahdollista vain henkilörekisteriä käyttävien toimialueiden päätelaitteista. Palvelinympäristöstä otetaan säännöllisesti varmuuskopio. Paperisena säilytettävät asiakirjat säilytetään lukitussa tilassa.

Rekisterin toiminnalliset suojaukset

Järjestelmää käyttävät vain sellaiset henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä hoitoon. Järjestelmän käyttäjillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

Henkilötietojen säilyttämisaika ja peruste

Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan kaupungin tiedonhallintasuunnitelmia ja tiedonohjaussuunnitelmaa ja lainsäädännön velvoittamia tietojen säilytysaikoja. Tietoja säilytetään asiakkuuden ajan ja vähintään 3 vuoden ajan. Kirjasto voi poistaa pitkään käyttämättä olleet asiakastiedot rekisteristä.

Henkilörekisteriseloste laadittu 11.11.2020

Henkilörekisteriseloste päivitetty 14.3.2023