Tietosuojaseloste kirjasto- ja kulttuuripalveluiden tapahtumien ilmoittautumis- ja osallistujarekisteri

Raision kaupunki

Seloste henkilötietojen käsittelystä

Tietosuoja-asetus 13 ja 14 artikla

Toimiala

Sivistys- ja vapaa-aikatoimiala

Palvelualue 

Kirjasto- ja kulttuuripalvelut

Rekisterinpitäjä

Vapaa-aikalautakunta

Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Raision kaupunki, PL 100, (Nallinkatu 2), 21201 Raisio, puh. +358 2 434 3111, kirjaamo(at)raisio.fi

Rekisterinpitäjän edustaja

Sivistysjohtaja

Rekisteriasioita hoitavan henkilön nimi

Kirjasto- ja kulttuuritoimenjohtaja

Rekisteriasioita hoitavan henkilön yhteystiedot

Raision kaupunki, PL 100, (Nallinkatu 2), 21201 Raisio, puh. +358 2 434 3111, kirjaamo(at)raisio.fi

Tietosuojavastaava

Raision kaupungin tietosuojavastaava

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Tietosuojavastaava, Raision kaupunki / Konsernipalveluyksikkö, PL 100, 21201 Raisio, kirjaamo(at)raisio.fi

Rekisterin muoto

Sähköinen ja manuaalinen

Oikeusperuste

Suostumus

Rekisterin käyttötarkoitus

Tiedot tapahtumiin osallistuvista ja osanottomaksujen laskutus sekä maksut.

Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä voidaan käsitellä muun muassa seuraavia käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja:

• osallistujan nimi, ikä/syntymäaika, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
• täysi-ikäisen osallistujan tai alaikäisen osallistujan huoltajan henkilötunnus tarvittaessa
• alaikäisen osallistujan huoltajan nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
• mahdolliset ruoka-aineallergiat tarvittaessa.

Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Toimintaan/tapahtumaan osallistuja, alaikäisen osallistujan huoltaja.

Henkilötietojen luovutus

Tietoja luovutetaan säännönmukaisesti

Luovutus, mihin

Kirjasto- ja kulttuuripalvelujen ilmoittautumista koskevan tapahtuman tai toiminnan ulkopuoliselle järjestävälle henkilökunnalle.

Luovutus, tiedot

Osallistujatiedot

• osallistujan ja huoltajan nimi ja yhteystiedot
• ruoka-aineallergiat.

Luovutus, peruste

Osallistujatiedoilla tapahtuman järjestäjä tarkastaa osallistujat.

Luovutus, luovutustapa

Osallistujatiedot tapahtuman järjestäjälle paperisina tai sähköisenä.

Henkilötietojen luovutus EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin tekniset suojaukset

Tapahtumien ilmoittautumis- ja osallistujarekisterin järjestelmätoimittaja huolehtii tietojen teknisestä suojauksesta. Järjestelmätoimittaja ylläpitää järjestelmää sekä huolehtii järjestelmän tietojen varmuuskopioinnista säännöllisesti. Henkilörekisteri toimii Saas-palveluna ja sijaitsee järjestelmätoimittajan palvelinympäristössä.

Paperiset tulosteet säilytetään lukitussa tilassa ja hävitetään heti tapahtuman jälkeen.

Rekisterin toiminnalliset suojaukset

Järjestelmää käyttävät vain sellaiset henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä hoitoon. Järjestelmän käyttäjillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Käyttäjiä koulutetaan ja ohjeistetaan säännöllisesti.

Henkilötietojen säilyttämisaika ja peruste

Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan kaupungin tiedonhallintasuunnitelmia ja tiedonohjaussuunnitelmaa ja lainsäädännön velvoittamia tietojen säilytysaikoja. Tähän rekisteriin kuuluvat tiedot hävitetään heti, kun ne eivät enää ole tarpeellisia järjestelmän ja palveluiden käytön puolesta tai viimeistään kahden vuoden kuluttua.

Henkilörekisteriseloste laadittu 21.9.2023

Henkilörekisteriseloste päivitetty 21.9.2023