Tietosuojaseloste kiinteistöhoidon huoltokirja ja siivouksen työkirjaohjelma

Raision kaupunki
Seloste henkilötietojen käsittelystä

Tietosuoja-asetus 13 ja 14 artikla

Toimiala

Elinvoima- ja kilpailukykytoimiala

Palvelualue 

Infrapalvelut-vastuualue/Tilapalvelut

Rekisterinpitäjä

Infralautakunta

Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Raision kaupunki, PL 100, (Nallinkatu 2), 21201 Raisio, puh. +358 2 434 3111, kirjaamo(at)raisio.fi

Rekisterinpitäjän edustaja

Kaupunginjohtaja

Rekisteriasioita hoitavan henkilön nimi

Siivoustyönjohtaja ja kiinteistöhoidon työjohtaja

Rekisteriasioita hoitavan henkilön yhteystiedot

Raision kaupunki, PL 100, (Nallinkatu 2), 21201 Raisio, puh. +358 2 434 3111, kirjaamo(at)raisio.fi

Tietosuojavastaava

Raision kaupungin tietosuojavastaava

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Tietosuojavastaava, Raision kaupunki / Konsernipalveluyksikkö, PL 100, 21201 Raisio, kirjaamo(at)raisio.fi

Rekisterin muoto

Sähköinen

Oikeusperuste

Lakiperuste

Rekisterin käyttötarkoitus

Raision kaupungin siivousyksikön työjärjestelyjen kirjaaminen, vuosilomien suunnittelu ja siivoojien työaikaleimaus. Siivousyksikön avainrekisterin ylläpito, siivouskonerekisteri, tarviketilausten tekeminen ja siivouksen palvelupyynnöt.

Raision kaupungin kiinteistöhoidon huoltokirjaan ilmoitetaan palvelupyyntöjä liittyen kiinteistöhoitoon.

Rekisterin tietosisältö

Palvelun käyttäjärekisteri sisältää seuraavat tiedot:
- Nimi
- Puhelinnumero
- Sähköpostiosoite
- Palveluun tunnistautumiseen liittyvät tiedot

Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteröityjä ovat palvelussuhteessa Raision kaupunkiin tai rekisteröity on Raision kaupungin yhteistyökumppanin
edustaja.

Henkilötietojen luovutus

Ei luovuteta

Henkilötietojen luovutus EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Rekisterin tekniset suojaukset

Kiinteistöhoidon huoltokirjan ja siivouksen työkirjaohjelman järjestelmätoimittaja huolehtii tietojen teknisestä suojauksesta. Järjestelmätoimittaja ylläpitää järjestelmää sekä huolehtii järjestelmän tietojen varmuuskopioinnista säännöllisesti. Henkilörekisteri toimii Saas-palveluna ja sijaitsee järjestelmätoimittajan palvelinympäristössä.

Rekisterin toiminnalliset suojaukset

Järjestelmää käyttävät vain sellaiset henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä hoitoon. Järjestelmän
käyttäjillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistuu käyttäjätunnus. Tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja henkilökuntaa sitoo vaitiolovelvollisuus. Käyttäjiä koulutetaan ja ohjeistetaan säännöllisesti.

Henkilötietojen säilyttämisaika ja peruste

Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan kaupungin tiedonhallintasuunnitelmia ja
tiedonohjaussuunnitelmaa ja lainsäädännön velvoittamia tietojen säilytysaikoja. Tähän rekisteriin kuuluvat tiedot hävitetään viimeistään kolmen vuoden kuluttua työsuhteen päättymisestä.

Henkilörekisteriseloste laadittu 29.5.2018

Henkilörekisteriseloste päivitetty 26.4.2023