Tietosuojaseloste kaupunkilaisten sähköinen palautejärjestelmä

Raision kaupunki
Seloste henkilötietojen käsittelystä

Tietosuoja-asetus 13 ja 14 artikla

Toimiala

Elinvoima- ja kilpailukykytoimiala

Palvelualue 

Infrapalvelut-vastuualue/Kunnallistekniset palvelut

Rekisterinpitäjä

Infralautakunta

Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Raision kaupunki, PL 100, (Nallinkatu 2), 21201 Raisio, puh. +358 2 434 3111, kirjaamo(at)raisio.fi

Rekisterinpitäjän edustaja

Kaupunginjohtaja

Rekisteriasioita hoitavan henkilön nimi

Kaupungininsinööri ja rakennuttajainsinööri

Rekisteriasioita hoitavan henkilön yhteystiedot

Raision kaupunki, PL 100, (Nallinkatu 2), 21201 Raisio, puh. +358 2 434 3111, kirjaamo(at)raisio.fi

Tietosuojavastaava

Raision kaupungin tietosuojavastaava

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Tietosuojavastaava, Raision kaupunki / Konsernipalveluyksikkö, PL 100, 21201 Raisio, kirjaamo(at)raisio.fi

Rekisterin muoto

Sähköinen

Oikeusperuste

Suostumus

Rekisterin käyttötarkoitus

Rekisterin käyttötarkoitus on palautepalvelun toteuttaminen. Palvelussa lähetetään, käsitellään ja tilastoidaan palautteita. Palveluun voi jättää palautteen ilman yhteystietoja. Vaihtoehtoisesti palveluun voi jättää palautteen antamisen yhteydessä palautteen antajan yhteystiedot.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteri koostuu seuraavista tiedoista:
- palautteen sijainti
- kohde
- tyyppi
- tarkennettu osoite
- havainnon päivämäärä
- aika
- kuvaus
- kuva tai tiedosto
- ilmoittajan nimi, osoite, puhelin, sähköposti

Kaupungin työntekijöiden osalta:
- Nimi
- Käyttäjätunnus
- Tiedot vaihtelevat palautetyyppikohtaisesti

Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteröidyt itse.

Henkilötietojen luovutus

Tietoja luovutetaan säännönmukaisesti

Luovutus, mihin

- Talvihoitopalautteet alueen urakoitsijalle
- Katuvalopalautteet hoitourakoitsijalle

Luovutus, tiedot

- palautteen sijainti
- kohde
- tyyppi
- tarkennettu osoite
- havainnon päivämäärä
- aika
- kuvaus
- kuva tai tiedosto
- ilmoittajan nimi, osoite, puhelin, sähköposti

Luovutus, peruste

Laki kadun ja eräiden yleisten alueiden kunnossa- ja puhtaanapidosta annetun lain muuttamisesta 547/2005

Luovutus, luovutustapa

Sähköinen

Henkilötietojen luovutus EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Rekisterin tekniset suojaukset

Kaupunkilaisten sähköinen palautejärjestelmän järjestelmätoimittaja huolehtii tietojen teknisestä suojauksesta. Järjestelmätoimittaja ylläpitää järjestelmää sekä huolehtii järjestelmän tietojen varmuuskopioinnista säännöllisesti. Henkilörekisteri toimii Saas-palveluna ja sijaitsee järjestelmätoimittajan palvelinympäristössä.

Rekisterin toiminnalliset suojaukset

Järjestelmää käyttävät vain sellaiset henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä hoitoon. Järjestelmän käyttäjillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistuu käyttäjätunnus. Tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja henkilökuntaa sitoo vaitiolovelvollisuus. Käyttäjiä koulutetaan ja ohjeistetaan säännöllisesti.

Henkilötietojen säilyttämisaika ja peruste

Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan kaupungin tiedonhallintasuunnitelmia ja
tiedonohjaussuunnitelmaa ja lainsäädännön velvoittamia tietojen säilytysaikoja. Tietoja säilytetään kunnes kohteena oleva asia on käsitelty ja tiedot eivät enää ole rekisterinpitäjän tai palvelun käyttäjän kannalta tarpeellisia. Käsiteltyjen palautteiden henkilötiedot (nimi, yhteystiedot) poistetaan puolen vuoden välein.

Henkilörekisteriseloste laadittu 25.4.2023