Tietosuojaseloste kassajärjestelmän rekisteri

Raision kaupunki

Seloste henkilötietojen käsittelystä
Tietosuoja-asetus 13 ja 14 artikla

Toimiala

Konsernipalveluyksikkö

Palvelualue 

Talouspalvelut

Rekisterinpitäjä

Kaupunginhallitus

Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Raision kaupunki, PL 100, (Nallinkatu 2), 21201 Raisio, puh. +358 2 434 3111, kirjaamo(at)raisio.fi

Rekisterinpitäjän edustaja

Kaupunginjohtaja

Rekisteriasioita hoitavan henkilön nimi

Palvelusihteeri, taloussihteeri, Ulpukan esimies

Rekisteriasioita hoitavan henkilön yhteystiedot

Raision kaupunki, PL 100, (Nallinkatu 2), 21201 Raisio, puh. +358 2 434 3111, kirjaamo(at)raisio.fi

Tietosuojavastaava

Raision kaupungin tietosuojavastaava

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Tietosuojavastaava, Raision kaupunki / Konsernipalveluyksikkö, PL 100, 21201 Raisio, kirjaamo(at)raisio.fi

Rekisterin muoto

Sähköinen ja manuaalinen

Oikeusperuste

Sopimus

Rekisterin käyttötarkoitus

Raision kaupungilla on kassapalveluita asiointipisteissä mm. kirjastossa, museossa, kaupungintalon ruokalassa, kaupungintalolla, uimahallilla ja liikuntahallilla. Henkilötietoja kerätään mm. maksujen oikean kohdistamisen vuoksi, asiakkaan tunnistamisen vuoksi, asiakkaan asiointihistorian ja asiointioikeuksien todentamisen vuoksi sekä raportoinnin vuoksi. Ohjelmiston käyttäjistä kerätään tietoja käyttöoikeuksien määrittelemiseksi sekä käytön valvomiseksi.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia henkilötietoja ovat:

- Laskutusasiakkaat: asiakasnumero, nimi, lisäselite, osoite ja laskutusosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite.
- Maksujen hoitajan nimi, sähköpostiosoite, ja puhelinnumero.
- Sisäisen tilimyynnin asiakkaat: asiakasnumero, nimi, osasto ja osoite.
- Asiakaskortit/-tunnisteet: nimi, lisäselite, korttinumero, ja syntymävuosi.
- Käyttäjät: käyttäjätunnus, nimi.

Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteröidyt itse

Henkilötietojen luovutus

Ei luovuteta

Henkilötietojen luovutus EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Rekisterin tekniset suojaukset

Kassajärjestelmän järjestelmätoimittaja huolehtii tietojen teknisestä suojauksesta. Järjestelmätoimittaja ylläpitää järjestelmää sekä huolehtii järjestelmän tietojen varmuuskopioinnista säännöllisesti. Henkilörekisteri toimii Saas-palveluna ja sijaitsee järjestelmätoimittajan palvelinympäristössä.

Paperisena säilytettävät asiakirjat säilytetään lukitussa tilassa.

Rekisterin toiminnalliset suojaukset

Järjestelmää käyttävät vain sellaiset henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä hoitoon. Järjestelmän käyttäjillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Pääsy salassa pidettäviin tietoihin on rajattu käyttöoikeuksin. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistuu käyttäjätunnus. Tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja henkilökuntaa sitoo vaitiolovelvollisuus. Käyttäjiä koulutetaan ja ohjeistetaan säännöllisesti.

Henkilötietojen säilyttämisaika ja peruste

Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan kaupungin tiedonhallintasuunnitelmia ja tiedonohjaussuunnitelmaa ja lainsäädännön velvoittamia tietojen säilytysaikoja. Rekisterin tietoja säilytetään pääsääntöisesti 10 - 15 vuotta.

Henkilörekisteriseloste laadittu 23.5.2018

Henkilörekisteriseloste päivitetty 13.4.2023