Tietosuojaseloste eläinlääkärijärjestelmä

Raision kaupunki
Seloste henkilötietojen käsittelystä

Tietosuoja-asetus 13 ja 14 artikla

Toimiala

Elinvoima- ja kilpailukykytoimiala

Palvelualue 

Kaupunkikehityspalvelut-vastuualue/Ympäristöpalvelut

Rekisterinpitäjä

Lupalautakunta

Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Raision kaupunki, PL 100, (Nallinkatu 2), 21201 Raisio, puh. +358 2 434 3111, kirjaamo(at)raisio.fi

Rekisterinpitäjän edustaja

Kaupunginjohtaja

Rekisteriasioita hoitavan henkilön nimi

Eläinlääkäri ja pieneläinhoitaja

Rekisteriasioita hoitavan henkilön yhteystiedot

Raision kaupunki, PL 100, (Nallinkatu 2), 21201 Raisio, puh. +358 2 434 3111, kirjaamo(at)raisio.fi

Tietosuojavastaava

Raision kaupungin tietosuojavastaava

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Tietosuojavastaava, Raision kaupunki / Konsernipalveluyksikkö, PL 100, 21201 Raisio, kirjaamo(at)raisio.fi

Rekisterin muoto

Sähköinen

Oikeusperuste

Lakiperuste

Rekisterin käyttötarkoitus

Raision kaupungin ympäristöterveydenhuolto käsittelee asiakkaita koskevia henkilötietoja kaupungin lakisääteisten eläinlääkäripalvelujen järjestämiseksi. Raision kaupungin ympäristöterveydenhuolto järjestää lakisääteiset kunnan eläinlääkäripalvelut Raision yhteistyöalueen kuntien asukkaille (Raisio, Naantali ja Rusko).

Asiakkaiden henkilötietoja käsitellään seuraaviin käyttötarkoituksiin:

- eläimen avun tarpeen kirjaus, arviointi ja suunnittelu
- lääkitysten kirjaus
- tukipalvelujen toteuttaminen (mm. laskutus, sovellustuki)
- toiminnan suunnittelu, tilastointi, seuranta ja arviointi sekä mahdollinen tutkimustoiminta erillisen tutkimusluvan perusteella

Keskeinen lainsäädäntö:

Eläinlääkintähuoltolaki 765/2009
Eläinsuojelulaki 247/1996
Eläintautilaki 441/2013
Laki eläinten lääkitsemisestä 387/2014

Rekisterin tietosisältö

Raision ympäristöterveydenhuolto tallentaa kunnan eläinlääkärien asiakasrekisteriin seuraavia tietoja:

- omistajaa koskevat tiedot (nimi, osoite, puhelinnumero, mahdollinen sähköpostiosoite)
- eläimiä koskevat tiedot (laji, rotu, nimi, syntymäaika)
- eläinten hoitoa koskevat tiedot (hoitokäynnin päivämäärä, taustatiedot, diagnoosi, tutkimukset, toimenpiteet, laboratoriotulokset, lääkitykset, reseptit, jatkohoito, lausunnot, lähetteet) ja klinikkamaksut ja laskutustiedot.

Tietojen julkisuus ja salassa pidettävyys

Eläinlääkärinammatin harjoittamisesta annetun lain 16 §:n nojalla tiedot ovat salassa pidettäviä.

Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Säännönmukaisia tietolähteitä ovat:

- asiakas
- työntekijän havaintoihin sekä näytteisiin ja tutkimuksiin liittyvät tiedot
- palveluntuottajilta saatavat laboratoriotutkimusten tulokset

Henkilötietojen luovutus

Tietoja luovutetaan säännönmukaisesti

Luovutus, mihin

Raision ympäristöterveydenhuolto voi luovuttaa tietoja asiakkaan tai tämän laillisen edustajan nimenomaisella suostumuksella. Raision ympäristöterveydenhuollolla on velvollisuus lainsäädännön perusteella luovuttaa tietoja mm. toisille viranomaisille. Raision ympäristöterveydenhuollossa varmistetaan ennen tietojen luovuttamista, että tietojen pyytäjällä on oikeus saada lainsäädännön perusteella pyytämänsä tiedot.

Lisäksi Raision ympäristöterveydenhuolto luovuttaa palveluntuottajille (mm. ostopalveluissa) tietoja, jos se on välttämätöntä palvelun tuottamiseksi. Raision ympäristöterveydenhuolto luovuttaa tietoja lainsäädännön perusteella myös valvontaviranomaiselle (mm. AVI, EOA).

Raision ympäristöterveydenhuolto luovuttaa tietoja tieteelliseen tutkimukseen asiakkaan luvalla tai ministeriön tai Raision kaupungin myöntämän tutkimusluvan perusteella. Raision ympäristöterveydenhuolto luovuttaa viranomaisen suunnittelu- ja selvitystyöhön tietoja asiakkaan luvalla tai lain perusteella.

Luovutus, peruste

Eläinlääkintähuoltolaki 765/2009
Eläinsuojelulaki 247/1996
Eläintautilaki 441/2013
Laki eläinten lääkitsemisestä 387/2014

Luovutus, luovutustapa

Sähköinen ja paperin tuloste

Henkilötietojen luovutus EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Rekisterin tekniset suojaukset

Eläinlääkärijärjestelmän järjestelmätoimittaja huolehtii tietojen teknisestä suojauksesta. Järjestelmätoimittaja ylläpitää järjestelmää sekä huolehtii järjestelmän tietojen varmuuskopioinnista säännöllisesti. Henkilörekisteri toimii Saas-palveluna ja sijaitsee järjestelmätoimittajan palvelinympäristössä.

Rekisterin toiminnalliset suojaukset

Järjestelmää käyttävät vain sellaiset henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä hoitoon. Järjestelmän käyttäjillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Pääsy salassa pidettäviin tietoihin on rajattu käyttöoikeuksin. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistuu käyttäjätunnus. Tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja henkilökuntaa sitoo vaitiolovelvollisuus. Käyttäjiä koulutetaan ja ohjeistetaan säännöllisesti.

Henkilötietojen säilyttämisaika ja peruste

Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan kaupungin tiedonhallintasuunnitelmia ja tiedonohjaussuunnitelmaa ja lainsäädännön velvoittamia tietojen säilytysaikoja. Tietoja säilytetään asiasta riippuen 2-10 vuotta.

Henkilörekisteriseloste laadittu 6.4.2023